セミナー参加率を高めるリマインドメールの送り方とは?

最終更新日: 2022/05/17 公開日: 2022/05/30

セミナー集客を成功させるには、参加率を高めることが非常に重要です。

申込者にリマインドメールを送って参加率を高めたいと考えている方も多いことでしょう。

一方で、次のように感じている方も多いはずです。

  • リマインドメールに何を記載すればいいのか迷ってしまう
  • リマインドメールを送るタイミングはいつが適切なのだろう?
  • リマインドメールに活用できるテンプレートがないだろうか?

そこで、今回はセミナー参加率を高めるリマンドメールの送り方について解説します。

リマインドメールを送る時期ごとに使用できるテンプレートも紹介しますので、ぜひ活用してください。

セミナー申込者に送るリマインドメールとは?

リマインドメールとは、セミナー申込者に対して日時や開催場所を確認してもらうためのメールのことです。

セミナー集客に失敗する原因の1つに「欠席」が挙げられます。

せっかく集客に力を入れて申込者を集めても、当日の欠席者が多ければ空席が目立ってしまうでしょう。

空席が増えると会場費や運営費の回収が危ぶまれるだけでなく、参加者のモチベーション低下にもつながりかねません。

申込者がセミナーの日時を忘れていて参加できなかった、といったことは十分に起こり得ます。

そこで、「申し込んだセミナーの開催日が近づいています」と念押しするのが、リマインドメールを送る主な目的です。

リマインドメールが重要な理由

セミナー当日が近づいてきたら、リマインドメールを申込者に送るのは必須のプロセスと考えてください。

リマインドメールが重要とされる主な理由として、次の4点が挙げられます。

歩留まり率を高めるため

セミナー申込者が当日に参加することを「歩留まり(ぶどまり)」といいます。

もともと製造業で使われてきた言葉で、原料や素材の投入量に対して実際に得られた生産数のことを指す用語です。

転じて、セミナーにおいては申込者数と実際の参加者数の関係を表す指標として使われるようになりました。

申込者に占める参加者の割合を歩留まり率と呼ぶこともあります。

歩留まり率100%なら申込者が全員参加、歩留まり率80%なら20%の申込者が欠席したことになるのです。

リマインドメールを送る最大の目的は、歩留まり率を極限まで高めることにあります。

「忘れていた」など予防できる不参加を減らすためにも、リマインドメールの送信は必須です。

日時・会場を再確認するため

セミナー申込者は、セミナー以外にも多くのスケジュールをこなしているはずです。

セミナーの日時をうっかり手帳に記入し忘れていたなど、ささいなことが不参加に繋がってしまいます。

そこで、改めてセミナーの日時と開催場所を確認することもリマインドメールを送る目的の1つです。

大半の申込者はセミナー案内を見て申し込んでいるはずですが、申込時に見た情報を保存・記録しているとは限りません。

チラシを紛失してしまった・LPのURLが分からなくなってしまったなど、開催日時や会場が確認できないことも考えられます。

セミナーの日時と会場をリマインドメールで再確認することで、より確実に参加へと繋げることができるのです。

当日の持ち物など準備物を確認するため

セミナーによっては、参加者に当日の持ち物を通知していることがあります。

中には名刺など、セミナー主催者側にとって重要な持ち物も含まれているはずです。

また、ワークショップ形式のセミナーであれば、事前課題を出していることもあるでしょう。

参加者が持ち物や準備物を忘れることは十分に考えられるので、リマインドメールで再確認しておく必要があります。

持ち物によっては当日準備するのは難しいケースもあるため、リマインドメールは前日など時間に余裕を持って送ることが大切です。

リマインドメールで念押しすることによって、「必ず持ってきてほしい」という重要性を伝える効果もあります。

欠席者数をできるだけ把握しておくため

セミナーの歩留まり率は100%となるのが理想ですが、中にはやむを得ない事情で欠席する方もいらっしゃいます。

あらかじめ欠席することが分かっている方に、欠席の旨を伝えてもらうのもリマインドメールの重要な目的の1つです。

もし欠席者が複数いることが判明していれば、セミナー当日までに参加者を追加募集することもできます。

また、欠席するのであれば何らかの連絡が必要と周知することで、気軽に欠席しにくくなる効果も期待できるでしょう。

「あなたのために席を用意して待っています」と伝えれば、参加する必要のないセミナーとは感じないはずです。

欠席に対するハードルを上げておくことも、リマインドメールの役割といえます。

リマインドメールを送る際のポイント

リマインドメールは、受信した参加者が開封して読んでくれなければ意味がありません

リマインドメールが歩留まり率の向上に繋がるよう、次のポイントを押さえておくことが大切です。

セミナーの1週間前と前日に送る

リマインドメールは複数回にわたって送付するのが鉄則です。

あまり多く送りすぎるとしつこい印象を与える恐れがあるため、セミナー前に2回程度を目安に送りましょう。

おすすめのタイミングとしては、セミナー開催日の1週間前と前日です。ですがもし事前学習などの名目でメルマガを送信することがLPなどに入っている場合は、この限りではありません。

1週間前に送るリマインドメールは、セミナー当日に予定を入れず空けておいてもらうために送ります。

前日に送るリマインドメールは、間違いなく参加してもらうための念押しです。

1回送っただけでは、メールが開封されなかったり内容を忘れてしまったりする恐れがあります。

複数回に分けて送ることで、より確実にセミナーへの参加を促すことができるのです。

件名にセミナータイトルを必ず入れる

リマインドメールの開封率を上げるコツとして、セミナータイトルが一目で分かるよう件名に入れることが挙げられます。

セミナー申込者のメールボックスには、各種のDMやメルマガが複数届いていることも多いです。

メールの用件が一目で判断できなければ、他のメールに埋もれてしまい開封されない可能性があります。

申し込んだセミナーに関するメールと伝わるよう、セミナータイトルや開催日を文頭に入れた件名にしましょう。

▼リマインドメールの件名の例
・〇月〇日(〇)〇〇セミナー開催のご案内
・〇〇セミナー 開催〇日前のご連絡

欠席連絡は専用フォームで受け付ける

リマインドメールでは欠席予定者からの連絡を受け付けることも大切なポイントです。

ただし、メールに直接返信するだけで欠席連絡が完了するなど、気軽に欠席できる仕組みにしないほうがよいでしょう。

欠席連絡の専用フォームを設置し、リマインドメールにはフォームのURLを記載する方法がおすすめです。

専用フォームで管理することにより、実際に欠席者から送信されたメールが散逸するのを防ぐ効果もあります。

専用フォームを設置する場合は、メールに直接返信しないよう注意を促すことも重要です。

送信専用アドレスであることを明記するなどして、必ず専用フォームから連絡してもらうよう促しましょう。

リマインドメールに記載するべき情報とは?

リマインドメールには、申込者にとって必要な情報を漏れなく記載する必要があります。

とくに次の6点については、必ずリマインドメールに記載されていることを確認した上で送信しましょう。

セミナータイトル

セミナーLPやチラシに記載したものと同じ、正式なセミナータイトルを記載します。

申し込んだセミナーに関するメールであることが伝わらないと、読んでもらえない可能性があるからです。

通称や略称は避け、必ず正式なセミナータイトルを明記しましょう。

セミナータイトルを【 】で囲むなど、強調する工夫も必要です。

太字や文字色といった装飾は、メールクライアントによっては文字化けしてしまったりして、意図した通りに表示されないことがあります。

どのような環境でもタイトルが強調されるよう、記号で囲むほうが望ましいでしょう。

セミナー開催日時

セミナーの開催日時を改めて記載します。

LPやチラシに記載していたとしても、再度確認することが大切です。

時間を間違えて記憶していた・開始時間を見間違えていたといったトラブルを防止することにも役立ちます。

LPのURLを記載しても、リンク先を見ない人は少なくありません。

必ずメールの本文に開催日時を記載しましょう。

会場へのアクセス

会場の住所だけでなく、会場へのアクセスも示しておくほうが親切です。

最寄り駅や利用可能な交通機関・所要時間など、参加者にとって必要な情報は必ず記載しましょう。

GoogleMapのURLリンクを掲載しておくのも1つの方法です。

参加者が道に迷って遅刻することのないよう、詳細な情報を掲載しておくことが大切です。

当日の持ち物・準備物

名刺や事前課題など、当日の持ち物についても記載しておきましょう。

チラシやLPに掲載していたとしても、リマインドメールに記載がなければ「知らされていない」と感じる参加者もいます

当日の参加にあたって必要な情報として、必ずリマンドメールに記載しておくことが大切です。

欠席連絡の方法

やむを得ない事情で欠席する方のために、欠席連絡の方法を記載しましょう。

前述の通り、欠席連絡用のフォームを用意するなど必ず連絡する必要があると認識してもらうことが大切です。

当日、無断で欠席するべきではないと感じてもらう効果もあります

欠席連絡の手段が分からないと、かえって無断欠席が増える原因になるため注意しましょう。

開催者情報

セミナー開催者の情報は必ず掲載しましょう。

セミナーへの信頼性が高まり、きちんと運営されていることが伝わります。

リマインドメールのテンプレート

リマインドメールに活用できるテンプレートを紹介します。

今回解説してきたリマインドメールの要素が入っているので、ぜひ活用してください。

リマインドメールのテンプレート例

件名:〇月〇日(〇)【〇〇セミナー】参加のご確認

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇 セミナー事務局です。

先日は、弊社の【〇〇セミナー】へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
開催日が7日後/明日に迫ってまいりましたので、改めまして当日のご案内をさせていただきます。

セミナー詳細:
セミナー名:【〇〇セミナー】
日時:20〇〇年〇月〇日(〇) 〇:〇〇〜〇:〇〇
会場:〇〇ビル〇階 セミナールームA
   東京都〇〇区〇〇 〇-〇
持ち物:お名刺1枚
主催:株式会社〇〇

アクセス:
〇〇駅から徒歩〇分、または〇〇駅から徒歩〇〇分
<〇〇駅からお越しの方>
〇〇駅3番出口 徒歩〇分
<〇〇駅からお越しの方>
〇〇駅1番出口 徒歩〇〇分

ご欠席の場合は、お手数ですが下記のご欠席連絡用フォームより必ずご連絡ください。
http://〇〇〇〇〇〇〇〇

それでは、当日はお気をつけてお越しくださいませ。
お会いできることを楽しみにしております。

▼ポイント

  • 件名にセミナータイトルを明記する
  • セミナータイトルは【 】で囲み強調する
  • 開催日時・会場・持ち物・主催者情報を漏れなく記載する
  • アクセス情報は具体的に示す
  • 欠席連絡用フォームも併せて案内する

リマインドメールの悪い例

件名:ご案内

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇 セミナー事務局です。

先日は、弊社セミナーへお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
開催日が7日後/明日に迫ってまいりましたので、改めまして当日のご案内をさせていただきます。

日時:20〇〇年〇月〇日(〇) 〇:〇〇〜〇:〇〇
会場:〇〇ビル〇階 セミナールームA

それでは、当日はお気をつけてお越しくださいませ。
お会いできることを楽しみにしております。

▼改善点

  • セミナー参加の確認であることが一目で分かるようにする
  • セミナーの正式名称を必ず記載する
  • 会場名だけでなく住所やアクセス情報を詳しく示す
  • 持ち物の確認を入れる
  • 主催者情報を記載する
  • 欠席する場合の連絡方法を記載する

まとめ

セミナー申込者へのリマインドメールは、参加率(歩留まり率)を高める上で非常に重要な要素です。

せっかく申込者数を確保しても、当日の欠席者が多ければセミナー集客に成功したとはいえません。

セミナー集客の最後の詰めとして、リマインドメールは必ず複数回送るようにしましょう。

セミナ−当日の空席を極力なくすことで、参加者のモチベーション向上にも少なからず寄与するはずです。

今回紹介したリマインドメールの記載事項やテンプレートを参考に、ぜひセミナー集客を成功させてください。

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最終更新日: 2022/05/17 公開日: 2022/05/30
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