- これまでPDCAを取り入れてきたけれど、もう古い？
- PDCAサイクルをうまく回せていない
こんなお悩みはありませんか。
業務効率を上げ、生産性を高める手法は、PDCAだけではありません。
激しい状況変化に対応できるOODAや短期間でおこなえるPDRなど、自社の業務や方針に合った手法を取り入れることで、解決できる可能性があります。
この記事ではPDCAについて振り返りながら、古いといわれている理由、PDCA以外のフレームワークについて紹介します。
PDCAを取り入れ、思うように成果が出ないとお悩みの経営者の方は、自社の生産性アップに効果的な手法選びの参考にしてくださいね。
PDCAが古いといわれるのはなぜ？
PDCAが古いといわれるのは、業務の計画から改善まで時間がかかることが理由です。
PDCAは長期的なスパンに有効なフレームワーク。
品質管理や業務の改善を図るために有効なPDCAですが、流行やニーズの変化が激しい近年は、スピード感に欠けるため時代遅れだといわれるようです。
またPDCAそのものが目的になってしまうことも、古い手法だといわれる理由。
PDCAには業務担当者のスキルアップのメリットがある一方で、新たな発想が生まれにくいデメリットもあります。
PDCAは時間がかかる｜長期的に品質を管理するための手法
PDCAは、長期的に品質を管理して改善をするための手法です。業務改善に有効なフレームワークとして、製造業やIT業界、医療業界など、幅広い分野の企業が活用しています。
PDCAは、以下の4つのプロセスを1セットとしてサイクルする手法です。
- Plan：計画
- Do：実行
- Check：評価・検証
- Action：対策・改善
計画から実行までを1つのプロセスとしているため、実行すべき内容が明確になります。評価・検証の際も、何に着眼すべきか分析しやすいでしょう。
ただし、PDCAは計画から実行までに時間がかかります。
近年は流行やニーズが変動しやすく、計画を立て実行するときには状況が変わっているのです。そのため、実行の先にある評価・検証ができず、改善まで進まないことがPDCAが古いといわれる理由。
PDCAは計画を実行してから、評価・検証をおこない、対策と改善まで進んで1セットです。計画と実行だけでは、プロセスの半分しかできていません。
PDCAは長期的な業務の改善には適していますが、短期的に成果を出す手法としては不向きです。
PDCAそのものが目的になりがち｜目標・期間を明確にすることが大切
PDCAが古いといわれている理由は、PDCAというフレームワークそのものが目的になりがちなことが挙げられます。
計画を立案し、実行するためにかかるものがコスト。結果とコストのバランスが取れていなければ、業務ではなく計画のためにお金をかけていることになります。
PDCAは業務の品質管理と改善を目的とした手段です。PDCAサイクルがうまく回せていないと感じているなら、目標と期間を明らかにすることを意識しましょう。
何のためにPDCAをおこなっているのかを明確にすることで、現状の課題が分析しやすくなり、結果的に品質管理、改善につながります。
PDCAのメリット・デメリット
PDCAのメリットは業務担当者のスキルアップが見込めることです。一方デメリットは、新たな発想が生まれにくいこと。
くわしく解説します。
PDCAのメリット｜業務担当者のスキルが向上する
PDCAのメリットは、目標達成のために必要なスキルの向上ができることです。業務の目標、改善策が明確になるため、業務担当者の自主性、応用するスキルを養えます。
業務担当者は自分の経験から成功、失敗の要因を学ぶ能力を習得。今後の失敗に備えられ、他の業務にも経験を活かせます。
また業務の問題点を浮き彫りにする点もPDCAのメリットです。
PDCAのデメリット｜新たな発想が生まれにくい
PDCAのデメリットは、新たな発想が生まれにくいことです。PDCAは前例ありきの手法。分析の対象となるのは過去の成果です。
これまでとは異なるアイデアを見つけるためには、さまざまな意見に耳を傾けたり、他の事例に目を向けたりする必要があります。
PDCAに代わる3つの手法
業務の生産性アップを図る手法は、PDCAだけではありません。
これから紹介するPDCA以外のフレームワークは、以下の3つです。
- OODA
- DCPA
- PDR
以下を参考に、自社に合ったフレームワークを取り入れてくださいね。
OODA｜激しい状況変化に対応できる
OODA（ウーダ）とは、以下4つの頭文字をとったフレームワークです。
- Observe：観察
- Orient：状況判断・方針決定
- Decide：意思決定
- Act：行動
OODAは観察からスタートすることで、現状を分析。その方針を軸にした意思決定をおこない、実行に移るプロセスです。
PDCAのサイクルに対し、ループするという考え方のOODAは、観察から行動まで素早くおこなえます。
計画を立て、実行して改善するPDCAに対し、OODAは現状を観察することからスタート。課題がわかった時点で行動します。
OODAは状況変化が著しい業務に適した手法。OODAを取り入れることで、消費者のライフスタイルや価値観の多様化に適応可能です。
1.Observe（オブザーブ）：観察
OODAは、最初のObserve（オブザーブ）で対象を観察し、現在の課題やデータ収集をおこないます。
Observeとは、固定概念に固執せず、自分以外の外部状況に関する情報を収集する段階のことで観察や監視と訳される言葉です。
引用元：カオナビ｜人事用語集
観察対象は以下を参考にしてください。
- 品質管理
- 市場
- 競合
まずは、これらを観察し正確なデータを収集します。
2.Orient（オリエント）：状況判断・方針決定
Orient（オリエント）では、Observeで収集したデータに基づいて状況を判断し、方針を固めます。
Orientとは、Observeの段階で収集したデータをもとに「判断価値を含んだインフォメーション」として生成する段階のこと。
引用元：カオナビ｜人事用語集
こまかな計画を立てるのではなく、ひとまず仮説として立案し方向づけをおこないます。過去の判断に誤りがあれば、それに気づき正すことが重要です。
3.Decide（ディサイド）：意思決定
Decide（ディサイド）では、1.Observe（観察）と2.Orient（状況判断・方針決定）によって出した仮説を確認。
実際の効果や影響があると判断した仮説を選択し、次の4.Act（行動）を具体化するために、今後の方針を決定します。
4.Act（アクト）：行動
Act（アクト）では、3. Decide（意思決定）で採用した選択に基づいて、実際に行動します。
OODAは、常に状況変化を意識しながら取り組む手法です。もし判断に迷ったり状況が変わったりしたときは、1のObserveまで戻りループしましょう。
DCAP｜ニーズに合わせやすくスピーディ
DCAPはPDCAと順番が異なりますが、内容は同じです。
- Do：実行
- Check：評価
- Action：改善
- Plan：計画
実行からスタートするDCPAは、ニーズに合わせて立案しやすくスピーディな手法です。
しかし、サイクルを何度も繰り返さなければ成果が見込めません。そのため、途中で方針を変更すると費用がかかるような、大規模なプロジェクトには不向きです。
PDR｜スパンが短く汎用性が高い
PDRは、スピーディに遂行したい業務に適したフレームワークです。スパンが短いため、どのような用途にも素早く対応できます。
PDRのプロセスは以下の3つです。
- Prep：準備
- Do：実行
- Review：評価
PDRのPはPrep（準備）です。これから何をすべきか、理由や目的を考えます。
Dは、PDCAと同様に実行を意味するDoです。1のPrep（準備）で考えた内容に沿って、行動をおこします。
最後のRはReviewです。評価と訳される点はPDCAのCheckと同じですが、意味が異なります。
PDCAのCheckは、ミスや不正がないかを確認することです。それに対しPDRのReviewは、業務担当者以外の人に成果を見てもらい、客観的に評価をもらうこと。
一度のスパンが短いPDRのメリットは、PDCAよりも時間がかからないことです。また早い段階で課題を発見できることもメリット。小さな変化やトラブルにも対応できます。
移り変わりが激しい近年だからこそ、短いスパンで繰り返せるPDRは時代にマッチした手法といえるでしょう。
フレームワークを使い分けて生産性アップを目指そう
PDCAは古いといわれていますが、長いスパンでつくり上げるビジネスには有効なフレームワークです。必ずしも通用しないわけではありません。
もしPDCAがうまく回せていないと感じているなら、プロジェクトごとにフレームワークを使い分けてみてはいかがでしょう？
激しい状況変化に対応する業務ならOODA。短期的に成果を求める業務であれば、短いスパンで繰り返すPDRを試してみましょう。
ただ、フレームワークはあくまでも手段。自社の生産性を上げるなら、フレームワークだけにこだわるのではなく、他にも目を向けると新たな発見があるかもしれません。
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