絶え間なく会社の課題が降り注ぐ多忙な社長でも、成功しつづけている社長は独自の時間術を身につけています。
唯一、人間にとって平等に与えられているのが「時間」で、時間を有効活用することで仕事、そして人生においても大きく成果や幸福度が変わってきます。
とくに経営者の方ではれば、仕事の生産性を重視している方が多いでしょう。
今回は、その生産性をグッと上げることができる社長の時間術をご紹介していきます。
成功する社長の時間術
ここからは、具体的に成功する社長の時間術をご紹介していきます。
時間を使う目的（ゴール）を明確にする
成功する社長の時間術１つ目のポイントは、「時間を使う目的（ゴール）を明確にする」ことです。
時間こそ真に普遍的な制約条件である。
あらゆる仕事が時間の中で行われ、時間を費やす。それなのに、ほとんどの人が、この代替できない必要不可欠な資源を重要ではないもののように扱う
引用：イソラボ
世界的に有名な経営思想家の「ピーター・ドラッカー」は上記のような名言を提唱しています。
要は、時間は誰もが生まれた瞬間から平等に与えられているものです。しかし、決して取り戻せるものでもないのに「時間」を無駄に扱っている人が多いということです。
また、経営者の時間は周りにとても影響されます。経営をする立場の方は、周りの部下・マネージャー達に時間を消費されていくからです。
そのため、とくに社長は
- この時間は、何のために使うのか
- この仕事にはどんな価値があるのか
- この会議は何のためにあるのか
- 何のためにこの移動時間を使っているのか
などを明確にする必要があります。
成功する社長になるために、時間を使う目的をしっかりと明確にしていきましょう。
タスクをアポイントメント化する
成功する社長の時間術２つ目のポイントは、「タスクをアポイントメント化する」です。
→「仕事」「課題」「作業」、課せられた仕事という意味。
■ アポイントメント（appointment）
→「取り決め」「約束」「予約」、面会・会合などの約束という意味。
成長する社長は生産性を意識している人が多いため、決められた時間になると必ずそのタスクをやる、そして他の作業はやらないということを意識しています。
要は、このタスクは“何時から何時にやる”と決めてしまうということです。
もし、どうしてもそのタスクが決められた時間に終わらないのであれば、来週の５時〜６時の間に終わらすなどアポの時間をズラして片付けるようにしましょう。
成長する社長は、アポの時間になったらすぐにそのタスクに取り組むことを心掛けています。
「タスクをアポイントメント化」することで、他の作業のことを忘れて、アポの時間になれば、その作業に集中して取り組むことができるのでかなり生産性が上がります。
社長は「この仕事は何時間くらいかかりそう」「この作業は〇〇さんのことも含めてこれくらいかかりそう」など、周りを考慮したマネジメントスキルも必要になってきます。
成果の上がること以外しない
成功する社長の時間術３つ目のポイントは、「成果の上がること以外しない」です。
企業をされている方は、いろんなところからの要請や「〇〇さんに会っていただけませんか？」「面会セッティングします！」などリクエストがたくさん来ます。
他にも「顧客からこんな問い合わせがきた...」「これもやらないと...」など対応に追われていると、バタバタして１日が終わってしまいます。
２つ目の「タスクをアポイントメント化する」ことにも関連することですが、ピーター・ドラッカーは、成果をあげるための秘訣に対して下記のような名言を残しています。
成果をあげるための秘訣をひとつだけ挙げるならば、それは集中である。
成果をあげる人は、最も重要なことから始め、一度にひとつのことしかしない
引用：イソラボ
要は、経営者にとって時間を無駄にしないことや集中して作業をすることは大前提のため、成果が出ないと分かるものは“絶対しない”と決断しましょう。
「どんな成果を望んでいるのか」といった“ビジョン”を決めましょう。
やめられることは、やらない
成功する社長の時間術４つ目のポイントは、「やめられることは、やらない」です。
重要な仕事が多いなか、“そんな簡単にやめられない...”と思っているのではないでしょうか？
まずは、やめたらどうなる？を考えて、「やめられることはやらない」と心がけましょう。
- このアポをなくしてしまったらどうなる？
- これ〇〇に任せてしまったらどうなる？
- この商品を販売しなかったらどうなる？
- この会食に行かなかったらどうなる？
このように、１つ１つどうなるか考えてみましょう。
経営者の方は、成果に対して責任重大の存在です。融資のことや社員が豊かに働いていくことなども考慮しなければいけません。
そのため、全てやめてしまうと弊害が出てきてしまうので「やめること」についても深く考えましょう。
そして、「やめること」を決めてしまったら「やらない！」と決断することが重要です。
もっと少ない負担でできるようにする
成功する社長の時間術５つ目のポイントは、「もっと少ない負担でできるようにする」です。
社長は、常にもっとはやく、もっと少ない負担でできるようにすることが重要です。
例えば、オフィスで必要な資料やデータ、移動時間が短くて済むくらいの場所にあるのかといったことです。
かなり極端ですが、ある有名な社長さんで“扉のドアノブの開ける時間さえももったいない”と思っている方がいます。
扉を開ける時は、自分より先に秘書の方にドアノブを開けてもらうようにしているといいます。
それくらい、【常にもっとはやく、もっと少ない負担でできるようにする】ことを心掛けましょう。
去年と同じ仕事を、去年と同じスピードでやっていたら成長はしない。
効果的に委任する
成功する社長の時間術６つ目のポイントは、「効果的に委任する」ことです。
社長は、教育的な意味を持って効果的に委任することが重要です。要は、自分の責任を上位責任に持っていくということです。
つまり、今までの作業していたことを誰かに任せていかなければいけないということです。
さらに社長は、財務や経理、戦略などといったビジネスモデルを考察していくことに時間を使うため、とくに「効果的に委任すること」は重要ポイントです。
✖︎ ただ部下に仕事を任せる。ただ仕事を丸投げする。
◯ 教育をしながら委任をしていくこと。
時間術を成功させるための秘訣
経営者の時間術を成功させるための秘訣は、おもに次の4つです。
- 重要な仕事を明確にする
- 計画だけでなく振り返りをする
- 社内のコミュニケーションを活性化させる
- 心身の健康の力を入れる
重要な仕事を明確にする
パレートの法則によると、成果は全体を構成する2割によって生み出されていると提唱されています。
つまり、8割は成果に直結していないと考えられているため、少ないリソースで成果を出すためには、成果に直結する2割の業務を優先して行う必要があるといえます。
この2割の重要な業務を明確にするには、業務を次の4つに分類し、重要な業務を優先的に行うことが大切です。
- 緊急かつ重要な業務：トラブルへの対応や会社の運営に影響を与える緊急の決定など
- 緊急ではないが重要な業務：会社の労働環境の整備、従業員へのフォロー、リスク管理など
- 緊急だが重要ではない業務：来客、電話対応、書類の処理など
- 緊急ではなく重要ではない業務：ほかの従業員に任せられるルーチン業務など
とくに2と3の優先順位を間違えると、重要性のない業務によって重要な業務を後回しにしてしまう可能性があるので、常に業務の優先順位や取捨選択を行いながら重要な業務に取り組むように心がけるのがおすすめです。
計画だけでなく振り返りをする
スケジュールやタスクを管理して業務をこなして終わるのではなく、1日に1回は振り返りをして、良かった点と改善点を把握しておくと、ムダなく重要な業務から優先的に行えるようになります。
このような振り返りはKPT法と呼ばれ、「Keep（うまくいったこと）」「Problem（改善点）」「Try（改善策の考案）」の3つのポイントで評価を実施することで、自己成長や業務効率化につながります。
社内のコミュニケーションを活性化させる
社内のコミュニケーションを活性化させることで、社員の離職防止につながるほか、業務の重複や伝達ミスが減らせます。
もちろんコミュニケーションは、社長と役員、従業員の間においても重要な意味を持ちます。
社長や役員が従業員に対して適切かつ定量的な指示を出すことによって、業務の品質が担保できるほか、齟齬が生まれにくいというメリットがあります。
業務の指示はＱＣＤＲＳで指示を出す方法があります。
- Quality（品質）：目指す品質のレベル
- Cost（コスト）：業務にかかる工数
- Delivery（納期）：提出期日
- Risk（リスク）：注意点や考えられるトラブル
- Service（配慮）：配慮する範囲やレベル
少なくとも、QCDを明確にして業務を依頼することで、効率的かつムダなく業務を進めてもらうことができます。
心身の健康に力を入れる
経営者は重要な決定権を持っているため、精神的に大きな負荷がかかることが多いです。
また、自分をうまくマネジメントできず、仕事を詰め込みすぎてしまうと、体調を崩したり、病気にかかってしまったりすることもあるでしょう。
とくに睡眠や食生活は心身の健康に直結しているため、健康的な生活を心がけて、高いパフォーマンスを発揮できる状態を維持するのがおすすめです。
定期的に健康診断を受けるのはもちろん、運動を習慣にするなど、心身の健康維持をおろそかにしないように気をつけてみてください。
まとめ
成功する社長の時間術は、闇雲に仕事をこなすのではなく、決められたタスクを決めた時間（アポイントメントの時間）に終わらせることが重要です。
終わらなければ、違う時間に取り組むか本当にこの仕事は重要なのか、そもそもやる価値があるのかを再確認していきましょう。
とくに経営者の方は、大きな責任がある人です。
重要な責任を必ず果たせるようにするためには、共通に与えられた“時間”を有効活用していきましょう。
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