- 「時間管理が苦手...」
- 「何にこんなに時間を使っているんだろう...」
- 「１日の時間配分を可視化したい！」
こういった方へ、Todoリスト・時間管理に役立つアプリをご紹介します。
時間管理のアプリは、仕事や勉強、趣味などのタスクを効率的にこなすための便利なツールです。しかし、どのアプリを選ぶかは、自分の目的や好みによって異なります。
そこで今回は、時間管理のアプリの中でも、todoリスト機能に特化したものを紹介します。
Todoリストとは？
Todoリストとは、タスクや仕事の一覧をまとめたリストのことです。
"Todo"はスペイン語で「するべきこと」や「やるべき仕事」といった意味があります。
Todoリストは、日常生活や仕事で行うべきタスクを整理し、優先順位をつけたり進捗を管理したりするのに役立ちます。
Todoリスト・時間管理アプリを使用するメリット
Todoリストとは、やるべきことを一覧にして管理する方法ですが、Todoリストを使うと、どのようなメリットがあるのでしょうか？
- 忘れ物や見落としを防げる
- 進捗状況を把握できる
- 達成感やモチベーションを高められる
タスクの優先順位を明確にできる
Todoリスト・時間管理アプリを使用することで、各タスクに優先順位を付けることが容易になります。
これにより、重要な仕事に集中しやすくなり、生産性を向上させることができます。
さらに、締め切りや優先度を設定する機能を利用すれば、効果的な時間管理が可能となります。
忘れ物や見落としを防げる
アプリを利用すると、特定の日や期限が迫っているタスクを見逃す心配が減ります。
リマインダーや通知機能を活用すれば、予定を確実にこなすことができ、忘れ物や見落としを最小限に抑えることができます。
進捗状況を把握できる
アプリを使えば、各タスクの進捗状況を簡単に把握できます。
これにより、未完了の作業や優先すべき項目をすばやく特定し、計画を柔軟に調整することができます。
達成感やモチベーションを高められる
タスクを完了するたびにアプリ上でマークすることで、達成感が得られます。
この達成感はモチベーションの向上に繋がり、やる気を維持する助けになります。
Todoリストを使って目標を達成することで、自己満足感も生まれやすくなります。
2023年Todoリスト・時間管理おすすめアプリ7選
時間管理は、仕事や勉強、プライベートなど、様々な場面で重要なスキルです。
ここからは、2023年におすすめのTodoリスト・時間管理アプリを7個を紹介します。
Todoist（トゥドゥイスト）
Todoistは、世界中で2億人以上が利用している人気のTodoリストアプリです。
シンプルで使いやすいインターフェイスに加えて、自然言語処理を使ってタスクを追加したり、期限や優先度を設定したりできます。
また、プロジェクトやラベル、フィルターなどの機能でタスクを分類したり、カレンダーやメールなどの他のアプリと連携したりできます。
Todoistは、個人用だけでなく、チームや家族との共同作業にも最適です。
・タスクの優先度や期限を設定できる
・コメントや添付ファイルでタスクに詳細を追加できる
・自然言語処理でタスクを簡単に入力できる
・高度なフィルター機能
Toggl Track（トグルトラック）
Toggl Trackは、時間を記録して分析することができるアプリです。
タイマーを使って作業時間を測ったり、手動で入力したりできます。
また、プロジェクトやクライアント、タグなどで時間を分類したり、レポートやダッシュボードで可視化したりできます。
Toggl Trackは、自分の生産性や効率性を向上させるだけでなく、クライアントへの請求や経費精算などにも便利です。
・シンプルで使いやすいインターフェイス
・複数のデバイスやプラットフォームに対応
・チームでの作業にも適している
・無料プランでも十分に使える
Notion（ノーション）
Notionは、Todoリストだけでなく、ノートやドキュメント、データベースなど、様々な情報を一元管理できるアプリです。
ブロックと呼ばれる要素を組み合わせてページを作成したり、テンプレートやウィジェットを使ってカスタマイズしたりできます。
また、チームや家族との共有やコラボレーションも簡単に行えます。Notionは、自分の知識やアイデアを整理するための究極のワークスペースです。
・ブロックと呼ばれる単位でページを構成できる
・ドラッグ&ドロップで優先順位の高い順に並べ替えたりすることができる
・ブロックはテンプレートとして保存も可能
・タスクをサブタスクに細分化できる
Microsoft To Do（マイクロソフト トゥ ドゥ）
Microsoft To Doは、日々の仕事や生活に役立つ便利なツールです。
このアプリでは、簡単にタスクを作成、編集、完了、削除できます。
また、タスクに期限やリマインダーを設定したり、重要度やカテゴリーで分類したり、サブタスクやメモを追加したりすることもできます。
さらに、Microsoft To DoはOutlookやMicrosoft 365と連携しており、メールやカレンダーの予定を自動的にタスクに変換する機能もあります。
このように、Microsoft To Doは、ToDoリスト機能に特化したアプリとしても注目されており「忘れ物や見落としを防げる」「進捗状況を把握でき、達成感やモチベーションを高められる」などのメリットがあります。
・タスクをリストやフォルダで分類できる
・タスクに期限やリマインダー、重要度、メモ、添付ファイルなどを設定できる
・スマートリストで今日や重要なタスクを一覧できる
・OutlookやMicrosoft 365と連携できる
・マイデイ機能でその日にやるべきタスクを選択できる
Google Tasks (グーグルタスク)
Google Tasksは、Googleのサービスと連携して、簡単にタスクを作成・管理・完了できる便利なツールです。
Googleのサービスと連携して、メールや予定に関連するタスクを簡単に作成できます。
また、スマホやパソコンで同期して、どこでもタスクを確認・更新もできます。
「To Do」を管理するツールの中でも、シンプルかつ軽快に使用することができるというコンセプトで制作されており、手軽にタスクを管理することができます。
・Googleアカウントでログインするだけで利用できる
・GmailやGoogleカレンダーと連携して、メールや予定に関連するタスクを作成できる
・タスクを複数のリストに分類できる
・完了したタスクは一覧から消えるが、完了済みのタスクを表示することもできる
Trello（トレロ）
Trelloは、カードとボードを使ってプロジェクトの進捗やスケジュールを管理できるツールです。
個人でもチームでも使える柔軟性とシンプルさが魅力で、仕事や勉強、趣味など様々なシーンで活用できます。
例えば、リストを「未着手」「進行中」「完了」として、カードをドラッグアンドドロップで移動させることで、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。
また、Trelloには、他のアプリやサービスと連携するためのパワーアップと呼ばれる拡張機能があります。
GoogleカレンダーやSlack、Evernoteなどと連携して、タスクの同期や通知などを行うこともできます。
・カードに細かい作業項目を追加して、完了したらチェックすることができる
・チェックリストには期限や担当者も設定できる
・カードに色や名前のついたラベルを付けて、タスクの種類や優先度などを分類することができる
・個人でもチームでも使える柔軟性とシンプルさが魅力
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkとは、ビジネスチャットを中心としたコミュニケーションツールです。
Chatworkは、多くの企業や組織で導入されており、国内外で約30万社、約300万人のユーザーが利用しています。
チャットだけでなく、タスク管理やファイル共有、ビデオ会議など、仕事に必要な機能が一つのアプリで利用できます。
チャットルームでメンバーとコミュニケーションを取りながら、タスクやファイルを共有し、ビデオ会議で顔を見て話せば、仕事の効率だけでなく、関係性も良くなります。
Chatworkは、ご紹介した中でも仕事の質と量の両方を向上させることができるアプリでしょう。
・チャットメッセージにタスクを紐付けて管理できる
・タスクに期限や担当者を設定できる
・タスクの進捗状況を一覧で確認できる
・スマートフォンやタブレットでも同じ機能を使える
ToDoアプリをうまく活用するコツは？
ToDoアプリは、日々のタスクを管理するのに便利なツールです。
しかし、ただToDoアプリにタスクを入力するだけでは、効果的に活用できているとは言えません。
ToDoアプリを上手に活用するためには、以下のコツを覚えておきましょう。
タスクを具体的に書く
ToDoアプリにタスクを入力するときは、できるだけ具体的に書きましょう。例えば、「レポートを書く」というタスクは、あまりにも抽象的です。
- どのレポートを書くのか？
- いつまでに書くのか？
- どのくらいの分量で書くのか？
このように、「レポートを書く」だけでは具体的な情報が欠けています。
タスクは、実行する際に迷ったり、先延ばしにしたりする可能性が高くなります。
そこで、「A社のプロジェクトレポートを明日までに10ページで書く」というように、タスクを具体的に書くことで、実行しやすくなります。
タスクを優先順位付けする
ToDoアプリにタスクを入力したら、次に優先順位付けをしましょう。
優先順位付けとは、タスクの重要度や緊急度に応じて、どのタスクから手を付けるか決めることです。
優先順位付けをすることで、タスクの見通しが良くなり、効率的に作業できます。
優先順位付けの方法はいろいろありますが、一つの例として以下のようなものがあります。
- 「緊急かつ重要」
- 「緊急ではないが重要」
- 「緊急だが重要ではない」
- 「緊急でも重要でもない」
という4つのカテゴリーに分ける方法があります。
この方法では、「緊急かつ重要」なタスクから順番に処理していきます。
タスクを細分化する
ToDoアプリに入力したタスクが大きすぎると、実行するのが難しくなります。
例えば、「本を読む」というタスクは、どの本を読むのか？何ページ読むのか？どれくらいの時間がかかるのか？など、不明確な点が多くあります。
このようなタスクは、小さな単位に分割してしまいましょう。
「本を読む」というタスクを、「『7つの習慣』という本を読む」「1章（20ページ）読む」「30分かけて読む」という3つの小さなタスクに分割することで、実行しやすくなります。
タスクを定期的に見直す
ToDoアプリに入力したタスクは、一度入力したら放置しておくものではありません。
定期的に見直して、必要ならば修正や削除をしましょう。
見直す頻度は人それぞれですが、一日の始めや終わり、一週間の始めや終わりなどがおすすめです。
見直す際には、以下の点に注意してください。
- タスクが達成されたかどうか確認する
- タスクの期限や優先順位が変わっていないか確認する
- タスクが具体的で細分化されているか確認する
- タスクが現在の目標や状況に合っているか確認する
まとめ｜ToDoアプリの特徴をしっかり把握し時間管理をしよう！
ToDoアプリは、日常のタスクや業務をデジタル上で手軽に整理するための便利なツールです。
アプリの選択においては、必要な機能を明確にし、利用シーンやデザインを考慮することが重要です。
特に、仕事用ではチーム共有がスムーズなもの、個人用ではシンプルで使いやすいものが求められます。
上手な活用のコツとしては、タスクの運用ルールを設定し、優先順位を明確にして、定期的にルールを見直すことが鍵となります。
適切なアプリの選択とその適切な活用法を習得することで、生活や業務の効率を飛躍的に向上させることができるでしょう。
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