マルチタスクが苦手で自分の要領が悪いと思っていませんか。入社して何年も経つのに業務の効率が上がらず、同僚や後輩の目が気になる方もいるでしょう。
複数の業務をこなすためにはコツが必要です。マルチタスクが苦手な人は、その理由を踏まえた上でコツを掴むことで、仕事を効率化できます。
本記事ではマルチタスクを克服するポイントを解説。マルチタスクが苦手な人の特徴や理由にも触れていきます。
あなたが複数の業務を担うことに苦手意識を感じているなら、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。
マルチタスクが苦手な理由とは
どれだけ努力を積み重ねても同時進行が苦手な人がいます。他人と自分を比較し「自分は能力がない」と悩む人もいるでしょう。
あなたがマルチタスクを苦手とするのは、複数のタスクを短時間で切り替えられないからではないでしょうか。
たとえばあなたが書類を作成していたとします。そこへ電話がかかってくると、書類を作成していた手を止めなければなりません。
電話が終わったあとに書類作成の業務へスムーズに戻れるなら問題ないでしょう。しかし間が悪く、受話器を置いた途端に上司や部下から話しかけられたり他の仕事を任せられたりすると、どの業務を優先すべきなのかわからなくなります。
他のことに気をとられると現在進行中のタスクがおろそかになる原因は、やるべきタスクが整理できていないことです。結果として業務全体に支障をきたし、焦ることでミスを招きます。
このように
が、マルチタスクへの苦手意識につながるのです。
マルチタスクが苦手な人の特徴
マルチタスクが苦手な人は物事へのこだわりが強く、自分のペースでじっくりと時間をかけたい人が多い傾向があります。
またHSP（Highly Sensitive Person）と呼ばれる、繊細な気質をもっている人もいるでしょう。
詳しく解説します。
こだわりが強い完璧主義者
マルチタスクが苦手な人は物事へのこだわりが強く、仕事においては「ミスが許されない」と感じ、完璧を求める傾向があります。
1つの業務にしか集中できないため、融通がきかずフレキシブルな対応ができません。臨機応変に行動できないことを悩む人も多いでしょう。
しかしマルチタスクがうまくいかなくても、1つの業務に対して丁寧に取り組む仕事ぶりが評価されている人がいます。マルチタスクが苦手なことと能力がないことは比例しません。
もしかしたらHSPかも？
複数の物事を同時進行させるマルチタスク。あなたがマルチタスクを苦手だと感じているなら、HSPである可能性が考えられます。
HSP（Highly Sensitive Person）とは目に映るものや耳にする音に敏感で、豊かな感受性をもつ繊細な人のことです。痛みや刺激に弱いことも特徴の1つ。これは病気ではなく、脳がもつクセであり個性です。
HSPは一度に抱えきれないほどのタスク量が苦手。いつもと違うことや周囲の雰囲気にも過敏に反応してしまいます。
些細なことでパニックになったりイライラしたりして作業効率が落ち、業務がうまくいかないのなら、あなたはHSPかもしれません。
仮にHSPだとしても悪いことばかりではなく、物事を深く捉える思考や感受性が豊かな一面はあなたの長所。悲観的にならず、前向きに自分の個性を活かせることは何かを考えましょう。
あなたにとっての効率を上げる方法がマルチタスクだけとは限りません。
マルチタスクは本当に効率がよい？
マルチタスクは仕事を円滑かつ効率的にこなすための方法です。たしかに複数のタスクを同時進行できれば仕事がはかどります。
プロジェクトの全体像を掴め、各業務の担当者とのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。また他の仕事が滞らずに遂行できることもマルチタスクのメリットです。
しかし必ずしもマルチタスクが効率的とは限りません。
マルチタスクが苦手な人は、タスク間の切り替えが難しく、たくさんの仕事が積み重なるとキャパシティーオーバーしてしまいます。焦りやすくなるため生産性の低下にもつながるでしょう。
また無理がたたると精神的な負担がかかります。ストレスの蓄積はオーバーワークの原因。業務が非効率になるだけでなく、健康状態にも影響する可能性があります。
マルチタスクが苦手な人はシングルタスク化がおすすめ！
あなたがやるべきタスクを1つずつ細分化しシングルタスク化しましょう。1つの物事に集中すると効率が上がります。
複数のタスクを同時にこなすマルチタスク。それに対し、シングルタスクは他のタスクに手をつけず、1つに絞って取り組む手法です。
1つひとつの業務はシンプルなのに、複数のタスクが積み重なると途端に複雑な印象になるため、たくさんの業務を一度に抱えるとパニックになりますね。
マルチタスクが苦手な人は積み上げられたタスクを分解し、シングルタスクにすることからはじめましょう。
マルチタスクを克服する6つのポイント｜シングルタスク化で効率的
マルチタスクをシングルタスク化するコツは、予定を組みスケジュールを把握することです。
1つのタスクを1つの予定として片づけていけば、タスクが山のように積み重なっていても、やがて終わりが見えます。
タスクを確実に完了させるためには、集中タイムを設けたり空白の予定をスケジュールに組んだりすることがおすすめです。
これから紹介する6つのポイントはすぐに実践できる簡単なものばかり。明日からすぐに取り入れられます。
マルチタスクをシングルタスク化するコツを身につければ、複数のタスクに対する恐怖心を拭い去り、業務の効率化が可能です。さっそく見ていきましょう！
1.タスクをすべて書き出し把握する
まずはタスクをすべて書き出し、あなたがすべきことを視覚的に把握しましょう。
おすすめは1枚のふせんに1つのタスクを書くことです。
ただ、最初は手書き作業が面倒に感じるかもしれません。スマホの文字入力に慣れていると、「スマホのタスク管理アプリの方が早くて効率的ではないか」と思う方もいるでしょう。
たしかにスマホアプリのタスク管理ツールは便利です。しかしスマホには、タスク実行の妨げとなる誘惑がたくさん潜んでいるためおすすめしません。
たとえばSNSやショッピングアプリからの通知。タスク管理アプリを開いたときに通知が見えると、意識がそちらに向いてしまいます。これではせっかく業務効率を上げようとしているのに、タスクが滞る原因に。
スマホはタスクが完了してからゆっくりチェックしましょう。
2.1つずつ片づける
複数の業務を任されると、頭が混乱しパンクしそうになりませんか。シングルタスク化するためには、1つずつタスクに取り組むことが大切です。
一度に多くの作業を手掛けることは、効率低下につながります。確実に業務を終わらせるために、タスクは1つずつ取り組みましょう。
3.集中タイムを設ける
タスク実行中は気になるものをシャットアウトしましょう。
集中タイムに取り入れるべき方法は以下のとおりです。
- 周囲に集中タイムであることを告げる
- スマホを目の届かない場所に置く
- 社内メール・チャットの通知をオフ
- 使わないブラウザを閉じる
タスクに集中するためには、自分のリズムを作ることが大切です。意識的に外部とのつながりを一時的にシャットアウトすることで、目の前のタスクだけに集中できます。
4.あえて空白の時間をつくる
あらかじめスケジュールに空白の時間をつくりましょう。業務が終わらなかったときのために予備の時間を確保することで、確実なタスク完了を目指します。
目安は1日2回、30分ほど。あえて予定を入れない時間をつくることで、急な仕事を振られても対応できます。
5.山積みになった仕事は「1×10×1」システムを活用
「1×10×1」システムの数字がもつ意味は、1つのタスクにかける時間です。
- 1分
- 10分
- 1時間
最初に1分で終わるタスクから取りかかりましょう。たとえばメールなどの返信や、書類の捺印が挙げられます。
次に取りかかるのは10分で完了するタスク。電話連絡の折り返し対応などです。
このように片づけていくと、最後に残るのは1時間以上かかるタスク。あらかじめ優先順位を決め、タスク実行の日時を予定として組むことで焦りを防止できます。結果としてミスの減少につながるのです。
6.1～5までのポイントを習慣化する
最後のポイントは、紹介した1～5までのポイントを繰り返しおこなうことです。意識しておこなっていた作業が無意識にできるようになります。
たとえば子育て中の主婦。日常的に育児をしながら掃除や洗濯、料理もこなします。毎日同じことが続くと、次にやるべきことを考える前に手が動く状態に。次第に効率が上がり、短時間で複数の家事をこなせるようになります。
仕事では毎日の業務がまったく同じとはいかないかもしれませんが、紹介したポイントを繰り返すことで、優先順位がわかるようになり業務がスムーズに進みます。
タスクを完了したときの達成感も得られ、ストレスなく仕事がはかどるでしょう。
マルチタスクが苦手な人の適職はある？
1人として同じ人間はいないため、一概に「この職業が向いている」とはいえません。
紹介したように、マルチタスクはひと工夫することで解決が可能です。
マルチタスクが苦手なことはあなたの個性。適職探しの前に、まずは自分自身の個性と向き合うことからはじめませんか。
どのような職業でもあなたに合ったスタイルでストレスなく働くことが大切です。
マルチタスクが苦手でも工夫して仕事を楽しもう！
人の個性は多種多様。もともとマルチタスクが得意な人もいれば苦手な人もいます。
単に複数のタスクをこなすコツを掴むだけでなく、得意分野と苦手分野を認識し、自分と向き合うことが大切です。自分の得手不得手を理解し、どのように業務に取り組むべきか考えましょう。
さらに仕事を効率化するためのヒントを得るなら、セミナーへの参加がおすすめです。あなたが悩まずに仕事に打ち込むための手がかりを掴めます。
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