この記事では、タスク管理ツールとして有名なTrelloについて説明します。
「スケジュールやタスク管理が苦手」
「やることが多くて優先順位が分からなくなる」
「本業とは別に副業を始めたからやることがすごく増えた」
そんな方にこそTrelloがおすすめです。
自分のタスクをシンプルに見える化することで、業務効率も上がります。
ぜひTrelloを使用したタスク管理術を試してください。
Trelloとは
Trelloは、全世界で3,500万人以上の利用者がいるタスク管理ツールです。
GoogleやZoom、VISAなどの大企業が導入していますが、フリーランスや個人事業主のタスク管理にも使われています。
一つ一つのタスクを付箋のように貼っていく「カンバン方式」を参考に作られたタスク管理ツールで、誰でも簡単に使うことができます。
「カンバン方式」とは、トヨタ自動車株式会社が生み出した生産管理方法で、日本人には馴染みのある管理方法です。
Trelloの機能
Trelloはシンプルな操作でタスク管理ができます。
ボード・リスト・カードの3つを覚えておけば、基本的なタスク管理には十分です。
基本機能に足りないものは、拡張機能で補うことで、より管理しやすくなります。
カード
カードは、Trelloで扱うタスクの最小単位です。「カード＝タスク」です。
カードには、タスクの完了期限や詳細を記入します。
リスト
リストは、ボードの中でカードをグループ分けしておくものです。
「着手前」「今日やること」「進行中」「完了」というように、カードの進捗状況ごとにリストを作るのが一般的です。
着手前や進行中のリストに入れているカードを、今日やることリストにドラッグ＆ドロップで移動し、タスクが終わればカードを完了リストに移動させます。
最後には完了リストにカードが溜まっていくため、タスクをこなしている実感がわくでしょう。
ボード
ボードは、リストやカードを貼っておく板のようなものです。
プロジェクトごとにボードを作成し、ボードの中でタスクを管理していきます。
FREEプランでは、ボードを最大10枚までしか作成できないため、作りすぎには注意しましょう。
拡張機能（Power-Up）
Trelloには、「Power-Up」と呼ばれる拡張機能が280以上もあります。
拡張機能を利用することで、Trelloを自分好みのタスク管理ツールにすることができます。
特におすすめの拡張機能は次の6つです。
- Elegantt | The leading Gantt Chart for Trello
- Next Step for Trello
- Trello Card Colors
- Calendar Power-Up
- Card Aging
- Print Board
Trelloがオーストラリアで開発されたサービスのため、拡張機能の名称や説明が英語となっていることが多いので、使いにくさを感じる人もいるかもしれません。
Elegantt | The leading Gantt Chart for Trello
「Elegantt | The leading Gantt Chart for Trello」は、Trelloのボードにガントチャートが作れる拡張機能です。
Google Chromeのウェブストアから追加することができます。
ガントチャートとは、プロジェクトの工程管理表のことです。タスクを実行する日程が棒グラフで表示されます。
Trelloの基本機能では、タスクをいつするのかを視覚的に表示できないので、ガントチャートでタスクの完了期限がわかりやすくなります。
Next Step for Trello
「Next Step for Trello」も、Google Chromeウェブストアから追加します。
「Next Step for Trello」は、カードにチェックリストを表示させて、タスクがどの段階まで終了しているかを把握することができる拡張機能です。
チェックリストに書かれていることが終われば、マスにチェックを入れることで、次のステップで何をすればよいのかがわかります。
迷わずに次の行動に進めるので、業務がスピードアップするでしょう。
Trello Card Colors
「Trello Card Colors」は、日本人がGoogle Chromeウェブストアで提供している拡張機能です。
カードをリスト以外のグループ分けをする場合、色の異なるラベルを付けますが、ラベルが小さく見づらいため、カード全体をラベルと同じ色に変更できる機能です。
同時進行中の複数のプロジェクトを同じボードで管理する場合に、プロジェクトごとに色分けができるので、見やすくなります。
Calendar Power-Up
「Calendar Power-Up」はタスクをカレンダー表示できる拡張機能です。
Trelloのボードでは、日ごとにタスクがどれだけあるのかがわかりづらいため、カレンダーでタスクを表示することで、いつが忙しいのかを可視化することができます。
タスクだけでなく、スケジュールも書き込むこともできるので、日ごとのタスクの割り振りもしやすいです。
Card Aging
「Card Aging」は、長期間放置してしまっているカードを、色の濃さで見分けられるようにする拡張機能です。
納期のあるタスクを忘れても、見た目で気づくことができるため、対応漏れや納期遅れを防ぐことができます。
また、完了リストに入れ忘れていたカードや、タスク自体がなくなってしまったカードの整理もしやすくなります。
Print Board
「Print Board」は、ボードを印刷できる拡張機能です。
後述するタスク管理術でも紹介しますが、1年間の目標をリスト化したボードや、出張や旅行のスケジュールボード、買い物リストのボードなどは、印刷してオフラインでも簡単に確認できるようにしておきたいと思うこともあるでしょう。
「Print Board」では、リストやカードなどを選択して印刷できるので、必要な情報だけを手元に置いておくことができます。
Trelloの料金プラン
| プラン名 | 料金 | 主な機能 |
| FREE | 無料 | 最大10枚のボード 1ファイルにつき最大10MB コマンドの実行250回/月 |
| STANDARD | 【年額払い】 5USD/月 【月額払い】 6USD/月 | 無制限のボード 1ファイルにつき最大250MB コマンドの実行1,000回/月 詳細チェックリスト |
| PREMIUM | 【年額払い】 10USD/月 【月額払い】 12.50USD/月 | 無制限のボード 1ファイルにつき最大250MB コマンドの実行無制限 管理者機能 |
| ENTERPRISE | 営業担当に見積もり要 | 無制限のワークスペース 組織のみに公開できるボード 組織全体の権限管理 |
Trelloには、無料のFREEプランと、STANDARD、PREMIUM、ENTERPRISEの3つの有料プランがあります。
個人利用であれば、無料プランでも十分な機能を備えていますが、チームで使う場合は、有料プランを検討しましょう。
FREEプランをまず試してみて、使い勝手が良く、より高度な機能が必要であれば、有料プランにアップグレードするのがおすすめです。
Trelloを使うメリット
Trelloは世界中で採用されているタスク管理ツールです。
アカウントを作るだけで、すぐにTrelloを使うことができる便利さと、視覚的にわかりやすいことが人気のもととなっていますが、ほかにも支持される理由があります。
具体的にどのようなメリットがあるのか説明します。
タスクを見える化できる
Trelloでは、カードを付箋のようにボードやリストに貼っていくので、今どれだけのタスクを持っているのかが簡単にわかります。
プロジェクトや案件が複数あっても、全体の把握がしやすく、効率的にタスクを処理することができるでしょう。
直感的に操作しやすい
カードをリストからリストへと、ドラッグ＆ドロップで動かすだけなので、誰でもできる手軽さが人気です。
カードが増えすぎて使いづらくなったリストを分割することも容易にでき、自分の思うとおりにボードを使うことができます。
どの媒体からでもアクセスできる
Trelloにはブラウザ版と、スマートフォンやタブレットにインストールするアプリの両方でサービスが提供されています。
インターネットが繋がっていれば、どこでもTrelloにログインしてタスク管理をすることが可能です。
移動中や休憩中などの短い空き時間に、手軽にタスクを変更することができるので、仕事を手早くこなす助けとなるでしょう。
複数人で共有ができる
ボードにメンバーを招待することで、タスクを共有することができます。
メンバーごとにカードを色分けしたり、メンバーの名前でリストを作ったりできるので、タスクの振り分けがしやすいです。
カードにコメントを入れることも可能なので、Trello上でやり取りしながらタスクをこなすこともできます。
カスタマイズしやすい
Trelloは拡張機能を無制限に追加することができます。基本機能だけでは使いづらい人でも、自分に最適なタスク管理ツールに作り変えることが可能です。
Google DriveやGmail、Slack、Evernoteなどの外部サービスとも連携することができるので、使用している外部ツールがあれば、より自分にとって使いやすいものになるでしょう。
Trelloのデメリット
Trelloはメリットの多いタスク管理ツールですが、覚えておきたいデメリットが1つあります。
それは、画面デザインが横長で、リストが横に並ぶことです。
縦長の画面であるスマートフォンでは、横長の画面を見づらく、カードの移動がしづらい仕様です。
スマートフォンでTrelloを使う場合は、タスクの追加や削除などの簡単な作業だけに絞るほうが良いかもしれません。
Trelloを使ったタスク管理術
Trelloは、工夫次第で、仕事だけではなく日常のタスク管理もすることができます。
自分がよく忘れてしまうことや、スケジュールが詰まって困ることなどをテーマにボードを作ってみましょう。
例として5パターンのタスク管理術を紹介します。
仕事の進捗状況を管理
Trelloで仕事の進捗状況を管理するのが、最も一般的な使い方です。
仕事を細かく作業に分け、カードを作成すれば、どの作業に時間がかかるのかもわかります。
例えば、1日に1つのリストを作り、そこにその日実行する分のカードを入れておきます。作業が終わると完了リストにカードを移動する方法をとれば、1日の終わりにリストを空にするのを目標に仕事をすることもできるでしょう。
名刺のデータ化
クラウドで名刺を保管、管理する企業が多いです。
Trelloで名刺管理ボードを作成し、企業ごとなどのグループリストに名刺の内容を入力したカードを入れると、名刺の管理もできます。
1年の目標のリスト化
年の初めには、1年間の目標や見通しを立てますが、たいていの人が忘れてしまいます。
Trelloに、この1年でやることを1つずつカードにしておくことで、タスク化することができ、行動に移すことができます。
年末に1年間で達成できた目標を確認することで、翌年にステップアップした目標を立てることも可能になるでしょう。
100個の夢リストなども、Trelloで同じように作ることができます。
出張・旅行管理
出張や旅行に行くときの計画をTrello上で作ることができます。
旅のしおりのように、「旅行準備」「当日のスケジュール」「現地で訪れる場所」などのリストを作成することで、準備の漏れが防げます。
同行者とボードを共有することもでき、出張や旅行に行っている間は、Trelloを見ながら行動すれば、スケジュールを忘れることもありません。
買い物管理
「買いたいもの」「買う必要のあるもの」「買ったもの」「保留」のようなリストを作り、商品ごとにカードを作れば、買い物リストとしてボードを使うことができます。
仕事だけでなく、プライベートの買い物でも使うことができ、買い忘れを防げます。
個人のタスク管理にもTrelloがおすすめ！
この記事では、Trelloの特徴やタスク管理術について説明しました。
Trelloは仕事だけでなく、プライベートでも活用できるので、個人で使うのに最適なタスク管理ツールです。
ボードを複数作ることで、仕事とプライベートを簡単に分けることができ、やるべきことを整理することができます。
業務効率はタスク整理によって、大幅にアップします。副業をしている人や個人事業主、フリーランスも、時間の使い方に頭を悩ます人は多いですので、ぜひTrelloでタスク管理を試してみてください。
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