OneDriveはWindowsに付いているクラウドストレージサービスとして有名です。
ファイルの保管場所として使っている人も多いと思いますが、実はそれ以外にも便利な機能がたくさんあるのです。
しかし
「OneDriveの機能を知らずに使っている」
「もっと業務に活用していきたい」
「会社で使っているが、ただファイルをアップロードしているだけ」
とうまく使いこなせずに悩んでいる人も多いようです。
この記事では、OneDriveのプランやビジネスに役に立つ機能について説明します。
クラウドストレージサービスの利用を検討している人や、OneDriveで業務をもっと効率化したい人はぜひ読み進めてみてください。
OneDriveとは？
OneDriveとは、Microsoft社が提供しているクラウドストレージサービスです。
つまり、オンラインでドキュメントや画像、動画などを保管しておけるサービスということです。
Microsoftのアカウントを持っていれば、誰でも使えるサービスで、Windows8.1から標準搭載されています。
Windowsという世界的なOSを作ったMicrosoft社のサービスであることが、大きな信頼と使いやすさにつながっていると言えるでしょう。
OneDriveのプラン
OneDriveには家庭向けのプランと一般法人向けのプランがあります。
一般法人向けプランにはすべてMicrosoft 365というMicrosoft Office製品のサブスクリプションサービスがついています。
そのため、Office製品をパソコンにインストールしていなくても、WordやExcel、PowerPointなどを使うことができるのが大きな利点です。
家庭向け
| プラン名 | 料金 | ストレージ容量 | 含まれるアプリ |
| OneDrive Basic | 無料 | 5GB | OneDrive |
| OneDrive Standalone | 【年額料金】 2,244円/年（税別） 【月額料金】 229円/月（税別） | 100GB | OneDrive |
| Microsoft 365 Personal | 【年額料金】 12,984円/年（税別） 【月額料金】 1,284円/月（税別） | 1TB | OneDrive Skype Access Excel Word PowerPoint Publisher Outlook |
| Microsoft 365 Family | 【年額料金】 18,400円/年（税別） 【月額料金】 1,850円/月（税別） | 1人あたり1TB (最大6TB) | OneDrive Skype Access Excel Word PowerPoint Publisher Outlook |
家庭向けのプランには、5GBの無料プランがあります。
そんなに保存するファイルがなければ、5GBで十分かもしれませんが、スマートフォンで撮影したものなどをどんどん保存していく場合は、すぐに足りなくなってしまう可能性があります。
まず、無料で使ってみて容量が足りなくなれば、有料プランにアップグレードすることを検討しましょう。
なお、Microsoft 365 Personalプランにすると、容量が1TBに増えるうえ、Office製品も使うことができます。
パソコンにOffice製品が入っていない場合、Microsoft 365 Personalにする方がお得になることもあるので、プランを選択するときはよく考えたいところです。
一般法人向け
| プラン名 | 料金 | ストレージ容量 | 含まれるアプリ |
| Microsoft 365 Business Basic | 650円/ユーザー/月（税別） | ユーザー1人あたり1TB | Word Excel PowerPoint Teams Outlook Exchange OneDrive SharePoint |
| Microsoft 365 Apps for business | 900円/ユーザー/月（税別） | ユーザー1人あたり1TB | Word Excel PowerPoint Outlook OneDrive Access Publisher |
| Microsoft 365 Business Standard | 1,360円/ユーザー/月（税別） | ユーザー1人あたり1TB | Word Excel PowerPoint Teams Outlook Exchange OneDrive SharePoint Access Publisher |
| Microsoft 365 Business Premium | 2,390円/ユーザー/月（税別） | ユーザー1人あたり1TB | Word Excel PowerPoint Teams Outlook Exchange OneDrive SharePoint Access Publisher Intune Azure Information Protect |
一般法人向けのプランは、どれもストレージ容量がユーザー1人あたり1TBとなり、主な違いは含まれるアプリの数となります。
特に、Microsoft 365 Apps for businessには、コミュニケーションツールのTeamsが含まれていません。
オンラインでのミーティングや、テキストメッセージでのやり取りをしたいと考えている場合、Teamsがないと他社アプリで代用しなければならなくなり、やり取りの保存に支障がでてきます。
自社でどのアプリを使用するのか、よく考えてプランを選択しましょう。
なお、これらのプランは最大300名までしかユーザー登録ができないため、それ以上の社員を抱える大企業が社内で使う場合は、部署ごとに契約を分ける必要があります。
ビジネスに役立つOneDriveの特徴
OneDriveにファイルを預けると、オンラインであれば場所を選ばずいつでもファイルを取り出し、編集・保存をすることができます。
OneDriveのようなクラウドストレージサービスがない時代は、USBメモリーにファイルを入れて持ち運んだり、メールにファイルを添付して送信したりしていました。
しかし、USBメモリーは紛失や盗難のリスクがあり、メールは大きなファイルを添付できないといった看過できないデメリットがあります。
OneDriveではオンラインでファイルを共有できるため、持ち運びのリスクなく、重いファイルでも相手に渡すことが可能。
これだけでもビジネスに役立つOneDriveですが、ほかにもメリットとなる特徴を以下の8つのポイントとして説明します。
- デバイスを選ばずアクセスできる
- バックアップに手間がかからない
- ファイルの整理、検索がしやすい
- ファイルの共同編集ができる
- オフラインでも保存ファイルを編集できる
- パソコンの容量を節約できる
- Office製品を使いやすい
- 日本国内にデータ保管ができる
デバイスを選ばずにアクセスできる
クラウドストレージサービスであるOneDriveはパソコン、タブレット、スマートフォンのどのデバイスからでもアクセスできます。
OneDriveはMicrosoftのサービスですが、ライバルのMacでもアプリをインストールすることで使うことが可能です。
Windows8.1からOneDriveは標準でついているので、Windowsユーザーであれば、使ったことがある人が多いでしょう。
バックアップに手間がかからない
OneDriveには自動同期機能がついており、クラウドのファイルとデバイスのファイルが常に同じ状態になります。
手動で同期する必要がないため、OneDriveへ保存し忘れる心配がありません。
もしパソコンが故障してしまいローカルディスクが使えなくなってしまっても、クラウドに最新のファイルが保存されているので、業務に支障をきたすことはないでしょう。
また、OneDrive内のファイルを誤って削除してしまってもMicrosoft 365の契約をしていれば、30日間は復元することが可能です。
ファイルの整理、検索がしやすい
OneDriveには、スマートフォンで撮影した写真を自動的にアップロードする機能がついています。保存した写真は撮影した日時で整理されます。
写真につけられた位置情報タグにより、同じ場所で撮影された写真をすべて表示したり、写真の被写体や撮影されているテキストなどから検索したりすることが可能です。
写真だけでなく、書類をスキャンしてOneDriveに保存すると、書類に書かれているテキストを検索することもできます。
ファイルの共同編集ができる
チームで資料作成やプレゼンテーションをする際に便利な機能が、ファイルの共同編集です。
メンバーがドキュメントのどの部分を編集しているのかが、リアルタイムにわかるため、同時に編集しても編集箇所が被ることがありません。
Microsoft Teamsを使えば、意見などを交わしながら編集することも可能です。
共有すると情報漏洩のリスクを考える必要がありますが、ユーザーによって編集権限を「閲覧のみ」にしたり、共有用のURLを使用できるユーザーを決めたりできるので安心です。
オフラインでも保存ファイルを編集できる
OneDriveに保存しているファイルのオフライン使用を許可しておくと、インターネットの接続がなくなったとしても、ファイルの編集が可能となります。
出張の多い社員が移動中にプレゼンテーションの資料を作ったりすることもできるので、時間を無駄にしません。
オフラインで編集したファイルは、オンラインになったときに、OneDriveのファイルと同期できます。
社員個人が使用しているファイルに限定して、オフラインでの使用を許可しておくと、オフラインの間にほかの人が更新してしまうリスクを避けられます。
パソコンの容量を節約できる
OneDriveには、ファイルオンデマンド機能がついています。
ファイルオンデマンド機能は、パソコンにはファイルの名前などが保存されているだけで、ファイルそのものはOneDriveに保存されているというものです。
パソコンにファイルが保存されているように見えますが、中身がない状態です。
ファイルの名前をクリックすると、OneDriveからダウンロードされて、ファイルを開くことができるため、パソコンのローカルディスクの容量を圧迫することなく、必要なファイルを保存することができます。
Office製品を使いやすい
OneDriveはMicrosoft社のサービスですので、同じMicrosoft社が提供しているOffice製品をクラウド上で編集したり、保存したりしやすい利点があります。
Office製品は、初期設定のファイルの保存先がOneDriveとなっており、OneDriveを開けていなくても直接保存することができます。
特に、業務でExcelの複雑な関数やマクロ、ピボットテーブルなどを使っている場合、クラウドストレージと相性が良いと作業もしやすく効率化につながるでしょう。
一般法人向けのプランにはMicrosoft 365が標準でついているので、わざわざ別で購入する必要もありません。
日本国内にデータ保管ができる
Microsoft社は、東京、埼玉、大阪にデータセンターを持ち、そこでOneDriveにアップロードされたファイルを保管しています。
同じクラウドストレージサービスのGoogle Driveは、データの保管場所はアメリカです。
データや個人情報の保管規則が厳しい会社では、国内に保管するように定められていることもあるため、データセンターが国内にあるOneDriveは大きな選択肢となります。
ビジネス利用ならOneDriveの一般法人向けプランがおすすめ！
この記事では、OneDriveのプランやメリットなどを開設しました。
ビジネスで使用するクラウドストレージサービスであれば、OneDriveも含まれているMicrosoft 365 Businessのいずれかのプランがおすすめです。
特に、自社パソコンのOSがWindowsなら、OneDriveはほかのOffice製品と親和性が高く、ファイルの保存や編集を効率よく行えます。
クラウドストレージサービスは、一度使い始めると保存しているファイルがどんどん溜まっていき、他のサービスに乗り換えが難しくなります。
そのため、どれを選ぶのかが重要です。自社に必要な機能がそろっているサービスは何か、ストレージ容量は十分かなどをしっかりと見極めましょう。
数々のクラウドストレージサービスの中でも、OneDriveはビジネスに必要なサービスが網羅され、データセンターが国内にあることから、活用している企業が多いです。
ぜひ自社でも導入を検討してみてください。
年商5億円を超えさらなるスケールアップを目指す経営者必見！
あなたのビジネスをスケールアップさせる集客と組織作り、
さらに、成功事例やここだけのお得な内容をお届け致します。
