在宅ワークや社外での勤務など、仕事をする場所にこだわらず勤務する人が増えている中、ビジネスチャットツールが注目を浴びています。
様々なビジネスチャットツールがある中で、純国産のツールであるChatwork（チャットワーク）は、多くの日本企業で活用され、使っている人も多いでしょう。
Chatworkは導入企業が年々増えているため、自社でも活用したいと考えている経営者や管理者の方もいるのではないでしょうか。
この記事では、Chatworkを使うメリット、デメリットと、ビジネスで活用できる機能について解説します。
これから導入したいと考えている人も、Chatworkをうまく活用できていない人も参考にしてください。
Chatworkとは？
Chatwork（チャットワーク）とは、Chatwork株式会社という日本企業が提供しているビジネスチャットツールです。
非IT企業やオンラインツールに慣れていない人でも使いやすいようなサービスをコンセプトに作られ、日本では導入企業が376,000社を突破しています（2022年9月現在）。
無料のフリープランでも使える機能が多いですが、ビジネスで利用するならメッセージの閲覧制限がなく、セキュリティ機能を強めた有料プランがおすすめです。
プランによる主な機能の違いをまとめました。
| フリープラン | ビジネスプラン | エンタープライズプラン | |
| 料金 | 無料 | 月間契約 600円/1ユーザー | 月間契約 960円/1ユーザー |
| ユーザー数の上限 | 100人まで | 制限なし | 制限なし 最小ユーザー数は5人 |
| ストレージ （容量） | 5GB/1組織 | 10GB/1ユーザー | 10GB/1ユーザー |
| メッセージの閲覧 | 直近40日以内に投稿された最新5,000件まで閲覧可能 | 制限なし | 制限なし |
| ビデオ通話 音声通話 | 1対1 | 14人まで | 14人まで |
| 2段階認証 | アプリ認証 | アプリ認証 SMS認証 | アプリ認証 SMS認証 |
ビジネスで活用したいChatworkの機能
Chatworkはビジネスチャットツールとして、日本人が使いやすい機能がたくさんあります。
特に、タスク管理機能はチームマネジメントに必要な機能ですが、他のビジネスチャットツールにはついていないことが多いです。
ここでは、ビジネスで活用していきたい機能について説明します。
チャット機能
チャット機能にはグループチャット、マイチャット、ダイレクトチャットの3種類があります。
フリープランでは、最新5,000件を超えたものや、40日より前に投稿されたメッセージは閲覧ができなくなってしまいます。重要なメッセージはバックアップを取っておきましょう。
それぞれ使い方が異なるので説明していきます。
グループチャット
グループチャットは参加している複数人のメンバーとコミュニケーションがとれる機能です。
プロジェクトの進捗状況の共有や、チーム内の連絡などに使えます。一人ひとりに個別にメッセージを送らなくても、グループに入っている人全員に周知することが可能です。
グループチャットを使うと、誰か1人がメンバーから外れてもチャットの履歴が残り、新しく入ったメンバーも今までの状況を把握することができるので、業務上のやりとりはできる限りグループチャットを使いましょう。
マイチャット
マイチャットは自分だけが見ることができる専用のチャットのことです。ほかの誰かに通知が行くこともありません。
1人だけのチャットに意味がないと思うかもしれませんが、自分のメモ書きやメッセージの下書き、データの一時保管場所など、様々な使い道があります。
投稿したメッセージは、後から編集や削除が可能なので、思いついたアイデアをすぐに書いて投稿しておけば、後から思い出すことができます。
また、スマートフォンにChatworkのアプリを入れておき、外出中に撮った写真などをマイチャットに送っておけば、帰社後にパソコンに簡単にダウロードも可能です。
自分なりのマイチャットの使い方を見つけてみましょう。
ダイレクトチャット
ダイレクトチャットは、1対1でコミュニケーションがとれるチャットです。
グループチャットに入っていない人とも、ダイレクトチャットでつながることができるので、顧客と1対1で話したり、チームメンバーに言いづらい指摘をしたりすることもできます。
Chatworkのアカウントを削除すると、ダイレクトチャットの内容も一緒に消えてしまうので、顧客との契約終了時や社員の退職時などは、保存すべきメッセージはないか確認しておくのをおすすめします。
タスク管理機能
タスク管理機能とは、メンバーのタスクに期限を決めて可視化できる機能です。
グループチャットではチームメンバーにタスクの割り振りができ、マイチャットでは自分でタスクを設定、管理することができます。
メンバーがタスクの「完了」をクリックすると、タスクを依頼したメンバーに完了通知が届くので、メンバーの進捗状況の管理もしやすいです。
部署ごと、チームごとにChatworkのグループチャットを使うなら、タスク管理は活用したい機能の1つとなります。
音声通話・ビデオ通話機能
音声通話とビデオ通話は、Chatwork Liveを起動して行います。
フリープランでは1対1の通話のみ、ビジネスプラン以上では14人まで同時にビデオ通話が可能です。
ビデオ通話では画面共有も可能なので、資料を見ながらミーティングができます。
小規模で簡単なミーティングなら、会議室に集合することなく、Chatwork上でのオンラインミーティングで事足りるでしょう。
ビデオ通話でミーティングをしながら、グループチャットで意見やアイデアを書き込むと、テキストでミーティング内容を残すこともできるので、簡単な議事録としても使えます。
メッセージの装飾タグ
Chatworkでメッセージを送るとき、テキストと絵文字だけでは、重要事項が埋もれてしまう可能性があります。
メッセージの装飾タグを使うと、読みやすく目を引くメッセージを作ることができます。
Chatworkで使える装飾タグは、以下の4種類です。
| [hr] | 罫線をひく |
| [info]文章[/info] | 枠で囲む |
| [info][title]見出し[/title]文章[/info] | 見出しと文章を枠で囲む ([title]タグは[info]タグとセットで使う) |
| [code]:)[/code] | 絵文字への変換を無効にする |
装飾タグを使った文章は送信するまで、どのように表示されるのか実際に見ることができないので、マイチャットでテスト送信をしてから相手に送信すると安心です。
ブックマーク機能
メッセージのやり取りを続けていると、昔のメッセージを遡るのに時間がかかったり、ほかのメッセージに埋もれてしまって見つけられなかったりすることがあります。
重要なメッセージを探す手間を削減できるのが、ブックマーク機能です。
後からもう一度確認したいメッセージなどをブックマークしておくことで、一覧化され、確認しやすくなります。
ブックマークはメッセージだけでなく、チャット内のファイルやリンクに対しても使えます。
ほかの業務で忙しいときに、自分が対応しなければならないメッセージをブックマークすれば忘れることもないでしょう。
Chatworkを使うメリット
Chatworkは非IT企業でも使いやすいと評判のビジネスチャットツールですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。
メールと比べると、枕詞や署名などのマナーが必要なく、短文でのやり取りがしやすいのがポイントです。口頭で話をするかのようにコミュニケーションをとることができます。
この章では、Chatworkをビジネス利用する際のメリットを5つ紹介します。
ほとんどの形式のデータをアップロードできる
Chatworkでは、ビジネスで使う機会の多いPDFや画像ファイル、ドキュメントファイルなど、ほとんどのデータ形式をアップロードすることが可能です。
チャットツールへアップロードするのに、データ形式が合わず、変換しなければならないことが何度もあると大きな手間になります。
アップロードしたファイルは、プレビュー機能でChatwork上で内容を確認することができるため、多くのファイルをダウンロードしてパソコンの容量を減らしてしまうことを防げます。
連携ツールが多い
Chatworkでは、80以上のオンラインサービスと連携することができます。
自社でいつも使っているツールがあれば連携しておくと、業務効率がアップするでしょう。
連携できる主な外部ツールを紹介します。
| Zoom | ChatworkからZoomミーティングを開始したり、参加したりできる |
| Gmail | 受信したメールをチャットに通知できる |
| Googleカレンダー | カレンダーに登録した予定をチャットに通知する |
| kincone | Chatworkから勤怠打刻ができる |
| マネーフォワードクラウド経費 | 経費申請の通知をChatworkで受け取れる |
| Trello | タスクが追加されたらチャットに通知が来る |
| 特定のツイートをチャットに通知する |
高いセキュリティでデータが守られている
企業では顧客の個人情報や、社外秘の情報の取り扱いに最新の注意を払っています。
情報漏洩が問題になり、顧客の信頼を失う事例も数多く発生しているので、ビジネスツールのセキュリティの高さは重要な選択理由となります。
Chatworkでは、通信にSSL/TLSを用いて暗号化をし、アップロードしたファイルはAES256を用いて暗号化しているため、第三者が見ることができません。
特に、エンタープライズプランでは、アクセス制限などの管理者機能が強化されているので、リスクマネジメントに役立ちます。
社外の人とChatworkで連絡が取りあえる
Chatworkでは、グループチャットに入っていない人とは、ダイレクトチャットで個別にチャットすることができます。
ダイレクトチャットで誰とつながっているのかは、ほかのアカウントから見ることができないので、自分が担当する顧客と安心して連絡を取り合えます。
ビジネスチャットはメールとは違い、フォーマットなどの堅苦しいものもないので、リアクションの絵文字を使うなどして、よりフレンドリーなコミュニケーションがとりやすくなります。
海外の人ともChatworkで繋がれる
Chatworkは、日本語、英語、繁體中文、ベトナム語の4か国語に対応しています。
海外に支店がある場合や、顧客が海外出身の場合などでも、Chatworkで気軽にやり取りをすることができます。
Chatworkのデメリット
Chatworkを使うと、気軽にビジネスコミュニケーションがとれますが、デメリットもあります。
ビジネスで使う際に、少し不便を感じる点を2つ説明します。メリットが大きなものですので、デメリットをカバーするツールの使用や行動を考えてみましょう。
スレッド機能がない
スレッドとは、1つのメッセージの返信をそのメッセージの下部に続けて送信する機能です。
Chatworkにはスレッド機能がありません。
そのため、グループチャットである話題について話し合っているときに、別のメッセージが入ってしまうと話が混ざってしまい、埋もれることもあります。
スレッドで話題を整理できないため、ほかのメンバーが見たときにごちゃごちゃして話を追いづらくなってしまいます。
重要な議題についてのやり取りをした後は、ドキュメントなどにまとめておく方が良いでしょう。
タスクのリマインド機能がない
タスクを割り振ったメンバーがタスクを完了させるのを忘れてしまったとしても、Chatworkにはリマインド機能がありません。
タスクを頼んだ管理者が、手動でリマインドする必要があります。タスクを頼んだ人も受けた人も、実行を忘れることのないようなタスク管理が重要です。
Chatworkで業務効率化を目指しましょう
この記事では、Chatworkのメリットやビジネスで活用できる機能について説明しました。
ビジネスチャットツールは、在宅ワークが増えるに伴い、必要なオンラインツールとなりました。
多くのチャットツールが提供されていますが、IT企業でない会社やITに詳しくない人でも使いやすいのがChatworkです。
一般的なチャット機能だけでなく、タスク管理や音声・ビデオ通話機能なども単純な操作で使いこなすことができます。
企業に必要な高度なセキュリティで、送信メッセージやデータなども守られているので、安心して使えるビジネスチャットツールです。
オンラインでのやり取りを増やすことで業務効率化も狙えますので、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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