マインドマップは様々なビジネスシーンで活用されるようになり、ツールを利用している企業も増えています。
マインドマップのサービスを展開している公式サイトを見てみると、活用している企業の名前が並んでいるのをよく見かけます。
自社でもマインドマップを使いたいと思いながらも、マインドマップのツールやサービスが多く、どれが自社に合っているのかわかりづらいと考える人もいるでしょう。
マインドマップを導入しても、うまく使いこなせていない人もいるかもしれません。
今回は、ビジネスで活用できるマインドマップに絞って紹介します。これから導入しようと考えている人は、ぜひ参考にしてください。
マインドマップとは何か
マインドマップとは、頭の中にアイデアや思考を整理し、可視化した図のことです。
中心に主題を書き、そこから関連するアイデアや情報を広げ、具体化していく図が多いですが、マインドマップには様々な形状があります。
- 放射状型
- ツリー型
- 組織図型
- 魚の骨型
- タイムライン型
- サークル型
本来は、マインドマップは中心のイメージ画からテキストやイラストが放射状に広がっている、アートのような図だったのですが、今では様々な形の図をマインドマップと呼んでいます。
マインドマップについては、別の記事でも詳しく紹介していますので、参考にしてください。作成方法なども解説しています。
マインドマップがビジネスに役立つ理由
マインドマップは数多くの企業が使っており、ビジネスに必要なツールの1つとなっています。
ビジネスでマインドマップを使うと、どのような効果を得られるのでしょうか。
個人で使用するときとは異なるメリットがありますので、ぜひ活用してください。
アイデアやタスクを整理できる
マインドマップにアイデアやタスクなどをどんどん書いていくことで、情報をブランチごとに整理することができます。
枝を追っていくことで抽象から具体に変わっていくので、アイデアの流れもつかみやすいです。
マインドマップで情報を可視化することで、やるべきタスクがわかり行動に移しやすくなります。
アイデア出しがしやすい
頭の中にアイデアが浮かんでも、外に出さなければ忘れてしまうことが多いです。そして、頭の中で考えているだけでは、なかなかアイデアを広げていくことができません。
そこで、マインドマップを使い、1つのアイデアに関連する言葉や情報をどんどん書き広げていくことで、連想ゲームやブレインダンプのようにアイデアを引き出すことができるでしょう。
紙とペンでマインドマップを作り、時間を決めて書くことに徹するとアイデアを出しやすいです。
1つのテーマについて深く考えられる
マインドマップで情報を網羅することで、1つのテーマについて様々な視点で深堀りすることができます。
マインドマップ作成時にも、中心に書いた主題に関連する語句などを書いていくために集中して深く考える必要があります。
作成時にも作成後にも網羅的な思考をすることができるのです。
他者に理解してもらいやすい
ミーティングやプレゼンテーションで、テキストだけでなく図表を使うと、内容を理解してもらいやすいですが、図の一種であるマインドマップにも同じことが言えます。
マインドマップは長々とした文章でなく、単語やキーワードを整理して書いていることが多いため、ほかの人が見ても内容を伝えやすいようになっています。
そのため、複数人でマインドマップを作成するときも、ほかの人が書き込んだ情報を見ながら、自分も関連する情報を出すことができ、アイデアを網羅することが可能になります。
マインドマップを活用できるビジネスシーン
マインドマップが使えるビジネスシーンは多岐にわたります。
個人で考えをまとめることにも、チームで共有することにも使えます。メモのようにマインドマップを活用している人もいるでしょう。
ここからは、ビジネスマンが使いやすいマインドマップの使用方法を説明します。
会議・プレゼンテーション
最近は、マインドマップを見せつつ、プレゼンを行う人が増えました。
マインドマップを使うことで、会議やプレゼンテーションで論理立てて発表することができ、聴いている人もマインドマップを追うことで理解しやすくなります。
また、導入するツールによっては、PowerPointなどと連携することができるので、マインドマップでまとめた内容を書き直す必要がありません。
プロジェクトの企画・立案
マインドマップはアイデア出しや情報整理ができるツールですので、プロジェクトの企画、立案、スケジュール設定などに役立ちます。
プロジェクト完成をテーマにした場合、どのように完成に向かっていくのかのイメージ図や、人員配置、予算などの未決定事項などでマインドマップを構成し、ミーティングの度に更新していけば、だれが見ても進捗状況がわかります。
プロジェクト内で共有して、リアルタイムでマインドマップを編集し合うことができるツールであるため、とても便利だといえます。
自己分析・目標設定
マインドマップは自己分析にも活用することが可能です。
自分の目標を中心テーマに置き、目標を達成するために必要なスキルやマインド、知識、自分の強みや弱みなどを書いていくことで、課題がわかります。
課題解決のために必要なスキルなどまでマインドマップに書くと、行動の優先順位が見えてくるでしょう。
初めてマインドマップで自己分析をする人は、情報やタスクに漏れがある可能性が高いので、慣れている上司が内容の確認をする必要があります。
マインドマップツールの選び方
マインドマップは、それぞれのツールに強みや弱みがあり、使い勝手も変わってきます。
ツールの機能は選ぶ時の最大のポイントとなると思いますが、ほかにも確認しておくべきポイントを紹介します。
自社で導入したときに、使いづらくて失敗したということのないように、ツールの特徴をしっかり確認しておきましょう。
使用できる端末は何か
仕事でマインドマップを使うならパソコンで使うことが圧倒的に増えます。
しかしながら、外出時にマインドマップを確認したいときがあればスマートフォンやタブレット端末でも使えるようにすることをおすすめします。
ほとんどのマインドマップツールでは次のものです。
- Windows
- Mac
- iPhone
- Android
つまりどのツールでも使えるようになっています。
その中でも、クラウドを使用するタイプなのか、ソフトやアプリをインストールして使うのかを確認しておきましょう。
クラウドタイプは、オンラインでマインドマップを作成できるため、複数人での共同作業がしやすく、部署内でマインドマップを共有する必要があるときに便利です。
その反面、オンライン上でないとマインドマップの作成も保存も読み込みもできないものもあるので、どのツールを選ぶかが重要です。
ソフトやアプリをインストールするタイプは、パソコンやスマートフォンに入れておけばいつでもどこでも使える点がメリットです。
さらに第三者と共有するときは、クラウドに保存したりメールなどで相手に送るだけでシェアできるため、現代の世情にあった連携方法を実現することが可能になります。
共同編集ができるか
企画のアイデア出しやプロジェクトのスケジュール管理など、複数人でマインドマップを使う場合は、共同編集ができるツールがおすすめです。
共同編集の機能だけでなく、チャットのような簡単な伝達機能や、誰がいつ何を変更したのか履歴を追うことができる機能もあると、管理がしやすくなります。
Webツール版のものを選ぶことで、多くの場合共同編集を構築することができます。
エクスポートできるファイル形式は何か
マインドマップを社外の人に送ったり、別のクラウドサービスにアップロードしたりする場合、どのファイル形式でエクスポートできるかが重要になります。
ファイル形式とは、PDFやJPG、PNGなどのことです。
メールやクラウドサービスに互換性がないファイル形式では、ダウンロードにエラーが出たり、開くことができなかったりすることがあります。
ビジネスでデータが開けないと、相手に連絡する手間や再度送ってもらう時間など、不要なコストがかかり、スムーズな業務ができなくなってしまいます。
導入したいマインドマップツールに、いつも使っているファイル形式でのエクスポートができるか確認しておきましょう。
外部サービスに連携できるか
自社で使っているツールやサービスがあれば、それとマインドマップを連携できると、プロジェクトやタスクの管理がスムーズになります。
サービスの提供会社が独自のビジネスツールを開発していることもあり、それらと連携することで、より効率や質を求められるでしょう。
例えば、MINDMUPやMindMeisterは、Googleドライプと連携させることができますので、そのようなサービスを望んでいる企業からすると大きなメリットであるといえます。
会社で使いやすいおすすめのマインドマップツール
マインドマップツールは数多く公開されており、その特徴も様々です。
最近では、多くのテンプレートやアイコン・画像が使えるサービスが増えてきました。
前章の「マインドマップツールの選び方」で解説したポイントを中心に、おすすめのマインドマップツールを紹介します。
xmind
マインドマップといえば、xmindを思い浮かべる人も多い人気のツールです。
xmindには、各OSにインストールして使えるソフトウェアとモバイルアプリ、オンラインで使えるウェブ版があります。
有料のProプランではすべての機能が解放され、PowerPointやExcel、PDFにエクスポートでき、音声ファイルやガントチャートの作成も可能です。
無料プランでもテンプレートが豊富にあり、Evernoteへの保存、公開リンクの生成、コメントの作成もできるので、マインドマップ作成に十分な機能が揃っています。
マインドマップを共同編集することはできませんが、個人で考えをまとめることなどに活用できます。
Coggle
Coggle（コグル）は、オンライン上で作成できるマインドマップツールです。
共同編集ができることが強みで、リアルタイムに変更点が更新されていきます。
無料のFreeプランでも、マインドマップの数に制限なく保存でき、仕事に問題なく活用できるでしょう。
有料のAwesomeプラン以上では、非公開のマインドマップも制限なく作成が可能ですので、個人のアイデア出しにも使いやすいです。
MindMeister
MindMeister（マインドマイスター）は、ウェブ上、もしくはモバイルアプリをインストールして使うマインドマップツールです。
MindMeisterは、マイスター・ラボ社が作ったサービスの1つで、同社のMeister TaskやMeister Noteと連携することで、より効率良く共同作業ができるようになります。
GoogleドライブやYouTubeとも連携が可能です。
無料のベーシックプランでは、マインドマップを3つしか作成できません。お試しで使ってみて、使いやすければ有料プランにすると良いでしょう。
MINDMUP
MINDMUP（マインドマップ）は、Googleドライブと連携することができるマインドマップツールです。
Googleドライブの共有URLを相手に送れば共同編集ができます。
無料プランと有料プランの主な違いは、MINDMUPのストレージ容量や保存期限ですので、無料プランでもGoogleドライプを使えば気にならない差です。
MINDMUPの公式サイトは日本語訳されていませんが、トップページの「CREATE A FREE MAP」で使い心地を体験できます。
EdrawMind
EdrawMind（エドラマインド）は国内企業が作ったマインドマップツールです。
1年ごとの自動更新とライセンスの買い切り型があり、自動更新プランにはダウンロードツールとウェブ上のサービスが含まれています。
無料プランはありませんが、無料体験や30日間の返金保証がついているので安心です。
ビジネスに使いやすいテンプレートが豊富で、PDFやMicrosoft Word、Power Pointなどに出力ができます。ウェブ版ではリアルタイムでの共同作業もできます。
マインドマップを活用してビジネスのスピードを上げましょう
この記事では、ビジネスでマインドマップを活用する際のポイントや、おすすめのマインドマップツールを紹介しました。
マインドマップは思考を視覚化し、整理することで、より良いアイデアを生み、自社のプロジェクトなどのクオリティを上げることが可能です。
マインドマップを使いこなしていきたいですが、自社の業務の中でどのように活用していくかで、ツールの選択も変わります。
共同編集が必要なのか、外出時にも使うのか、社外の人に見せるのか、というような使用方法や使用シーンを思い浮かべながらツールを選びましょう。
無料ツールも多いので、ぜひマインドマップを使って自社の業務効率化に役立ててください。
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