成功に導く!業務改善とは?必要性と行うための重要ポイントを解説

最終更新日: 2021/09/25 公開日: 2021/09/25

現代では、時代の流れが早く市場全体の変化が激しいため、売り上げ維持、または売上拡大していくことが困難になっています。

また、高齢化社会、人口減少による労働人口の減少に悩み、働き方改革を行っている企業も少なくありません。そのため、テクノロジーの進化とともに、ITシステムを導入するなど、多種多様な改善に取り組んでいるかと思います。

そこで、今回は「無理」「無駄」「ムラ」をなくす業務改善について徹底解説していきます。また、業務改善においての重要ポイントを解説し、実際の業務改善の事例もご紹介していきます。

まずは、なぜ業務改善が必要なのかをしっかり理解し、ステップを踏んでいきましょう。

業界改善とは?

業務改善とは、業務の問題点の発見・改善、内容や目的の見直しなどを行うことです。要は、良好な経営維持、更には売上を拡大するために、業務効率化を図ります。

業務改善を行うことで、経営者側は行っている業務が効率よく行われているのか可視化できるため、経営計画の目標達成に向けての業務プロセスを最適化できます。

また、近年では高齢化社会や労働人口の減少により、働き方改革を行っている企業は少なくないでしょう。そのため、従業員が今まで以上に少人数・できるだけ負担を避けるために、短時間で業務を行っていくことが従来よりも求めれられています。

従業員の一人一人が生産性を高めていくためには、業務改善は必要不可欠な取り組みです。

経費削減との違い

  • 業務改善:会社全体の体質・雰囲気すべてにおいて改善することが目的。
  • 経費削減:主にコストカット(コストダウン)、企業側の利益を上げることが目的。

経費削減とは、企業が活動を行う際に発生する経費(製品仕入れ、外注先への報酬、通信費、広告宣伝費、人件費、消耗品 etc...)などをできる限り減らすことです。企業側の支出を抑える(利益を上げる)ことを目的としています。

業務改善を行うことで結果的に、経費削減につながることはありますが業務改善と経費削減は、まったく同じという訳ではありません。

業務改善を行うことは、経営の効率化につながる全ての業務が対象となっているため、会社全体の体質や雰囲気など、そのものを変えることを目的としています。課題点は、企業によってさまざまなので長期化する可能性もあるでしょう。

結論、業務改善と経費削減は、目的が大きく違うということです。

会社の利益は、売り上げから経費を差し引いたもので、経費をカットすれば、それだけ利益を上げることが可能です。業務改善を行うことで経費削減につながることもあるため、目的は違えど最終目標である売り上げ向上は同じといえるでしょう。

なぜ必要なのか?

企業にとってなぜ業務改善はなぜ必要なのか?を解説していきます。

【1】業務効率化を図る

伝統ある会社などでよくある「昔からのこのやり方」「慣れているからこの手順がいい」などの理由で無駄が多く、それを続けているケースも少なくありません。

無駄が多いと人件費、時間が大幅に浪費するだけはなく、労働者の意欲の低下にもつながってしまいます。

業務改善を行うことは、今現在の業務の状態を全て把握し、無駄な部分を洗い出すことで今までよりも、スムーズの業務に取り組める重要な要素です。

【2】生産性の向上させるため

生産性を上げるために、業務改善を行うことは大きなメリットです。

公益財団法人日本生産性本部の『労働生産性の国際比較2020』によると、日本の時間あたり労働生産性は約4,866円(37か国中21位)、アメリカで(37か国中3位)約7,816円と発表されています。日本は比較的、低い水準という結果がでています。

日本企業は、生産性が低い(価値が高い商品やサービスを生み出せていない)ため、国際的な競争力も低下してしまっています。

また、高齢化社会のため労働人口が減少傾向、国際的な競争力の低下を打破するために生産性の向上は必要不可欠といえます。

【3】労働環境の改善・対策

働き方改革が進む現代では、「従業員にできるだけ無理をさせない」「ストレスなくプライベートも充実させてあげたい」といった取り組みが重要視させれいます。

どんなに生産性や作業の効率を見直したところで、従業員の十分なパフォーマンス力が発揮できないと意味がありません。

業務改善を行うことで、無理をさせてしまっている箇所を把握することが可能になるため、労働環境の改善・対策ができます。

そのため、誰もが働きやすい職場環境をつくることは、企業側にとって世間から厳しい意見をいわれてしまったり、実際取り組むのは現実的には難しい場合もあります。

しかし、作業時間のムラをなくすことで【1】業務効率化を図ることにつながるため、離職率の低下にも関わってきます。【3】労働環境の改善・対策は、最重要ポイントといえるでしょう。

【4】コスト削減

先程も解説したように、業務改善を行うことで、企業側のコストをできる限り削減・低下することにつながってきます。

生産性を上げるためにも、コストを削減し企業側の利益や競争力を向上させる必要があります。

要は、【1】〜【3】を行っていくことでコストの削減につながってきます。業務改善は利益の向上を生みだすだけではなく、従業員の労働環境の改善にも役立つため必要といえます。

業務改善の重要ポイント

業務改善の重要度を把握しても、闇雲に業務を見直していくと時間だけがかかってしまうだけです。

ここからは、成功に導くための業務改善の重要ポイントを徹底解説していきます。

ステップ1:業務の可視化

まずは、第一ステップとして既存業務の可視化をしていきましょう。

  • 誰がどんな業務を行っているか
  • 各部署で、どんな業務を担当しているのか
  • 各業務において他の部署との関係性
  • どこに、どれだけ時間が掛かっているか

など、上記のように実際の自社部署にいき現場の声なども聞き、既存業務を徹底的に洗い出しましょう。実際の部署に確認することで、企業側はイレギュラーな業務が発生していることに気づくことができます。

マニュアルの見直しも悪くないですが、できるかぎり従業員の声を聞くことで深いところまで可視化することができます。

また、業務を進めるなかで発生する他部署や他事業との業務間の協働も可視化することで、業務改善をさらに進めやすくなります。

ステップ2:改善ポイントを洗い出す

ステップ1で既存業務を可視化したあとは、改善ポイントを洗い出していきましょう。業務全体を通して、「無理」「無駄」「ムラ」がないかを徹底的に分析していきます。

  • この業務はなくてもいい(そもそも必要がない)
  • エクセルマクロなどで自動化できないか?
  • この業務に5人も担当は要らない。
  • この業務を1人で行うことは非効率ではないか?
  • 他部署との連携が迅速に取れていない。

など、各企業や部署によって異なってきます。業務フロー全体を通して分析し、洗い出していきましょう。

ステップ3:優先順位を決める

課題の優先順位

ステップ1〜2を行っていくと、多数の改善点を洗い出せたかと思います。

1つの業務で改善点や課題を見出せても、企業によってはすぐに改善に取り掛かれるのか、すぐに高い結果を出せるのかという見込みはありません。

  • 改善においての取り組みやすさ(難易度)
  • 改善による効果の大きさ
  • コストや時間

上記のポイントを基準に優先順位を決めていきましょう。

例えば、データ整理においてエクセルなどで計算を自動化することは、コストがかからず取り組みやすいので優先順位は上位になってきます。

反対に、難易度が高くコストもかかる場合や、結果にも時間がかかる業務改善については優先順位を下げていきましょう。

ステップ4:改善計画をマニュアル化する

上記のポイントを基準に優先順位を明確化したら、改善計画をまとめたマニュアルを制作していきましょう。

改善計画を具体的なマニュアルにすることで、対策を行う目的や目標達成までの手順全てが明確になるため、立てた改善計画がブレることなく、従業員に業務改善の共有ができます。

さらに、業務改善の効果を高めるためには、必要な部署へと迅速に情報共有することができる体制が必要です。

情報共有できるツールなどを導入しシステム化することで、担当者はいつでも業務フローの変更点や改善点など、最新情報を確認することができます。自社にあったマニュアルを取り入れていきましょう。

業務改善の事例

ここからは、業務改善の事例をご紹介します。

業務前のヒアリング

ある企業で、各種調査の依頼を受けて文書で返答する業務を行っていました。

従来だと、調査を依頼されたものは全て、幅広く調査を行って依頼者に報告していました。そのため、依頼者側にとって必要のない情報も調べてしまい報告してしまっていたのです。

そこで、「ヒアリングを行い必要な仕事のみにフォーカスする」という業務改善を行いました。

調査を受ける前に「何を目的として調査をするのか」を明確にしてから、必ず必要なことだけを調査して、報告するようになりました。

結果、調査から報告までの時間が大幅に短縮+依頼者の要望を的確に報告することができたため、生産性だけではなく顧客満足度の向上にも成功しています。

お茶当番を廃止

早朝にもかかわらず、女性社員が出社してきた社員に、お茶を入れるという当番がある会社がありました。

お茶を入れる作業に20分もの時間を費やしていたため、お茶は飲みたい人だけ自分で入れることを徹底したところ、女性社員はその20分を自分に作業に回すことができたため、作業効率が向上しました。

伝統的な会社だと女性は家庭的な仕事をするのは当たり前だという風潮があるため「やりたくない」「このサービスは無駄ではないか」など人目を気にして声を上げづらい傾向があります。

しかし、このような「無駄」をなくすことは、業務改善の第一歩です。

自分のことは自分でやるという当たり前のことを改善することで、女性社員の業務の生産性や作業効率の向上が可能になってきます。

クラウドで情報共有

インターネット上で、作業で必要な情報やデータを保存し、社員同士で共有することで業務改善を図ります。

どこでも資料の確認、場所や時間にとらわれずに、簡単にアクセスできるという利便性が向上し、生産性も向上します。

マニュアルをクラウドで保存しておくことで、社内外からいつでも確認することができ、もしも資料などを忘れた際にも共有することができます。

また、営業マンや取引先での商談時にファイルにアクセスし、資料を見せることでスムーズな営業活動も行うことができます。そのため、クラウドで情報共有するという業務改善は、成績向上には欠かせないでしょう。

自動化を取り入れる

経理担当者が、膨大な従業員いるのにもかかわらず、従業員の労働時間計算をエクセルで行っていたため、多くの作業時間を費やしていました。

そこで、エクセルマクロ(処理を自動化)機能を取り入れました。エクセルマクロを取り入れる前は、記入ミスなどにより何度も訂正や確認作業を行っていました。

そこでエクセルマクロを導入すれば、記入ミスもなくなるので一瞬で作業が完了し、年間50万円のコストをカットすることに成功した企業もあります。

担当の見直し

今まで海外の案件を任せていた社員は、“英語は得意だが海外では住んでいない”という社員に任せていました。ところがコミュニケーションに難があり顧客の獲得に失敗していました。

そこで、業務担当を見直す改善を行ったところ他社内で、“海外在住の経験がある”社員がいたことに気づけたため、即戦力になりました。

顧客獲得が順調に進んだため、売り上げ向上はもちろん、従業員の特徴を生かすこともできるため負担も少なくなり、従業員満足度も向上します。

アシスタントを雇用

作業に対して「自身で全て作業を行った方が安心する」といった理由で、従業員の仕事を補助してもらうアシスタントを活用しない社員がいました。

しかし、本当に専念してほしい業務に集中してほしいため、アシスタントを雇用するという業務改善を行いました。

1人で行う分、余計な業務時間が発生していましたが、雑務などアシスタントに任せるように改善を行なったところ、作業時間の削減に成功し、効率的に業務が行われるようになりました。

テレワークの導入

各情報通信技術を使用して、会社以外のスペースで、時間・場所などにとらわれず、柔軟に働く環境をつくることも業務改善の1つです。

従業員は、自身のライフスタイルに合わせて業務を取り組めるということは、従業員満足度が向上します。パソコンだけで作業が終わるのであれば、わざわざ出社して作業をこなすことは、時間と労力の無駄です。

また、デスク周りなど自身にあった環境やBGMなどを取り入れると、集中力も高まり生産性も向上します。改善ポイントの洗い出した際に、テレワークで行えないかなど再検討してみましょう。

まとめ

業務改善とは、業務の問題点の発見・改善、内容や目的の見直しなどを行うことで業務効率化を図ります。

  1. 業務の可視化
  2. 改善ポイントを洗い出す
  3. 優先順位を決める
  4. 改善計画をマニュアル化する

上記のステップを進めていきましょう。

従業員の一人一人が生産性を高めていくだけではなく、労働環境の見直し、改善を行うことで従業員満足度も向上させます。

従業員満足度を向上させれば、業務フロー全体が改善され、最終目標の売り上げ向上も期待できるので、業務改善は必要不可欠な取り組みです。

最終更新日: 2021/09/25 公開日: 2021/09/25