効果的にミーティングを進めるやり方とは?4つのポイントを紹介 

最終更新日: 2021/12/01 公開日: 2021/09/29

学校や会社などあらゆる場面で行われるミーティング。

特に企業においては、昨今の働き方改革を皮切りに、業務の効率化を推進しているところも多いですよね。

にもかかわらず、時にはミーティングが長時間に及び、結局まとまらない…なんて経験はありませんか?

この記事ではミーティングを円滑に進行し、効率的に行える方法をお伝えします。

少しのことを気を付けるだけで、スムーズに進められることができますので、是非活用してください。

効率的なミーティングとは?

Meeting

効率的なミーティングとは、定められた時間内にミーティングの目的が達成され、終わった時点で次に「誰が、いつまでに、何をやるのか」というアクションが明確です。

逆に非効率的なミーティングとは時間オーバーし、決めるべきことが決まらず、終わった時点で次のアクションがぼやけている状態と言えます。このような状態を避けるためにどのようなことを気をつけていくべきかについてご紹介いたします。

ミーティングを行う目的

まず、ミーティングを行う目的について確認しましょう。

組織やプロジェクトの状況によっても目的は様々ですが、ミーティングは「集まって話し合うこと」です。特に意思決定やアイディアを引き出すために行われることがあります。例えば、経営方針や今後取るべきアクションの方向性を決めたり、話をしながらより良いアイディア・意見を募る時などです。

また、その他にもプロジェクトの進捗や状況についての報告・情報共有や課題解決のために議論を深堀りする際にもミーティングが活用されています。

ミーティングの効率が悪くなる原因

Meeting

では、なぜミーティングの効率が悪くなるのでしょうか。

まず一つ目の原因は「時間割を決めずに進行するから」です。議論を行う上でそれぞれの時間割りを予め決めなければ、時間を意識せずに進行してしまうため、長引いたり時間切れしたりしてしまいます。

二つ目に「ミーティングの目的を明確にせず開催するから」です。ゴールを決めずに話を始めてしまうと方向性が統一されずに議論が発散してしまいます。そのため、結局決めたいことが決まらないということも十分にあり得ます。

最後に「事前準備をきちんとしないから」です。例えば、資料をミーティングの場ではじめて目を通すとなると、ミーティング中に読み込まなければなりません。そのため、議論の時間が短くなってしまいます。よって本来の議題にたどり着けなかったり、長引いてしまったりする可能性があります。

このようなことにならないために、スムーズなミーティングを進行をすることは重要なのです。

ミーティングのやり方 4つのポイント

では、ミーティングを効率的に円滑に行うための4つのポイントについてご紹介します。ミーティングを行う際にはこれらのポイントをしっかり押さえて臨むようにしましょう。

  1. ミーティングのゴールを決める
  2. ミーティングまでの事前準備を行う
  3. アジェンダと資料を作成する
  4. ミーティングを管理し進捗する

ポイント①ミーティングのゴールを決める

ミーティングを開催するにあたっては何のためのミーティングなのか、達成したいゴールは何なのかを明確にした上で実施することが重要です。

ミーティング終了時に何がどうなっている状態であるべきが望ましいのかを事前に確認し、共有しましょう。例えば、「××の課題解決のため」「◯◯の成果報告のため」など、何のためのミーティングかを明らかにしておきましょう。

実際のミーティングにおいては様々な意見が飛び交い、話が別の方向に逸れてしまうことがあります。もちろん、新しい意見が出ることで気付きや問題提起になることもあります。

しかし、ゴールを決めずにミーティングを進行をすると、本来決めるべき内容が定まらないことがあります。ミーティングの第一ゴールを予め設定し、新たに浮上した意見や別の問題については別途話し合うなど工夫をするようにしましょう。

ポイント②ミーティングまでの事前準備を行う

ミーティングを行うまでにできる事前準備をしっかりと行うことでミーティング自体が円滑に進むといっても過言ではありません。以下のポイントに沿って、予めできることは行っておきましょう。

参加者を決める

 必要最低限の人数に絞って参加者を決めましょう。大勢を召集しても発言をしない人にとっては時間の無駄です。また、少人数の方が話が脱線せず、意見がまとまりやすくなります。

時間割を決める

ミーティング内での時間割について予め決めておきましょう。それぞれのチームや役割ごとの発表時間や進行などを事前に決めておくことで当日の進行はもちろん、事前の準備もしやすくなります。

依頼事項がある場合は予め依頼しておく

ミーティングの場で他の参加者に報告や発表をして貰いたい場合は、事前に依頼しておきましょう。そうすることで当日の発表もスムーズに行うことができます。

ポイント③アジェンダと資料を作成する

ミーティングを円滑に進行するためにはアジェンダを作成し、議題を事前に参加者へ共有することが大切です。

参加者が当日までミーティングの概要を知らなければ、事前準備もできず、効率が悪いミーティングとなってしまいます。議題や流れが大まかにわかっていれば、参加者がそれぞれ事前に準備をして臨むことが可能となります。

また、ミーティングで使用する資料を用意し、事前に参加者へ配布しておきましょう。事前に配布しておくことで参加者各々がミーティングの場で議論する内容について事前に確認し、必要に応じて調べたり、確認をしたりすることが可能です。

但し、資料の細部までこだわり、時間をかけ過ぎないようにしましょう。資料を作成することが目的になっては本末転倒です。お客様に提出する資料ならまだしも、同じ組織の中で行われるミーティングであれば尚更、細部までこだわり過ぎる必要はありません。

ポイント④ミーティングを管理し進行する

ミーティングを時間内に効率的に終わらせるためには、話が脱線したり、まとまらないまま時間切れになったりしないように進行を管理することが重要です。以下のポイントに気をつけながら進行をするようにしましょう。

アジェンダ通りに進行し、時間管理を行うこと

予め決めたアジェンダ通りに議題が進行しているか、時間はオーバーしていないかを管理しながら進めることで時間通りに議論を終了させることができます。

ミーティングの終わりに決定事項と今後のアクションを確認すること

ミーティングで議論したことをまとめ、「誰が・いつまでに・何をするか」を明確に共有しましょう。ミーティング後に漏れなく業務を進行することができます。

議事録を作成し、終了後に共有すること

認識に齟齬が生まれないよう、議論したことは議事録として文字に残しておきましょう。参加者の認識を合わせることができ、参加していない人へも情報共有が可能になります。

まとめ

Meeting

ミーティングとはプロジェクトや業務全体を効率的に実施できるようにするためにあります。ミーティング自体が非効率なものになってしまっては意味がありません。

有意義で効率的なミーティングにするためにはミーティングの目的を明確にした上で開催をすること、そして事前準備を念入りに行い、進行を管理しながら行うことが重要です。

定例会のようになっているものは開くこと自体が目的になってしまっている可能性もありますので、開催する前に必ず「必要な会議かどうか」「目的は何か」「必須参加者は誰か」など立ち止まって考えるようにしましょう。

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最終更新日: 2021/12/01 公開日: 2021/09/29
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